3 häufige Fehler bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung und Einnahmenüberschussrechnung

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Wenn neue Mandanten uns mit der Erstellung ihrer Einnahmenüberschussrechnung und Einkommensteuererklärung beauftragen, werden uns häufig auch die von den Mandanten selbst erstellten Steuererklärungen der Vorjahre vorgelegt. Auffallend ist, dass bestimmte Fehler häufiger gemacht werden. Auf diese typischen Fallstricke wollen wir heute und in künftigen Folgen eingehen. Wir beginnen in dieser Folge zunächst mit 3 Fehlern und zeigen Verbesserungsmöglichkeiten auf.

Fehlerhafte zeitliche Zuordnung von Einnahmen und Betriebsausgaben bei der Einnahmenüberschussrechnung und der abzusetzenden Kosten bei der Einkommensteuererklärung

Sowohl bei der Einnahmenüberschussrechnung als auch bei den abzusetzenden Kosten in der Einkommensteuererklärung gilt bis auf wenige Ausnahmen das Zu- und Abflussprinzip.

Nach dem Zu- und Abflussprinzip sind Einnahmen und Ausgaben in dem Jahr (Veranlagungszeitraum) steuerlich zu erfassen, in dem sie tatsächlich zu- und abgeflossen sind.

Der Zufluss von Einnahmen erfolgt zum Beispiel im Zeitpunkt der Gutschrift auf dem Girokonto oder der Vereinnahmung von Bargeld. Bei den abzusetzenden Kosten in der Steuererklärung oder bei Betriebsausgaben bei Einnahmenüberschussrechnung erfolgt der Abfluss mit Bezahlung vom Girokonto oder Barzahlung der entsprechenden Betriebsausgaben oder Kosten. Die Frage, wann die Einnahmen und Ausgaben wirtschaftlich verursacht sind, ist bis auf wenige Ausnahmen ohne Bedeutung. Der Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Rechnungstellung spielt in der Regel bei der Einkommensteuer oder bei Einnahmenüberschussrechnern keine Rolle.

Oft wird in Einkommensteuererklärungen oder bei Einnahmenüberschussrechnung der Fehler gemacht, die Einnahmen, Ausgaben und Werbungskosten dem Jahr der Leistungserbringung oder Rechnungsstellung zuzuordnen. Wie gesagt, sind diese Ereignisse aber – von Ausnahmefällen abgesehen – bei der Einkommensteuererklärung oder Einnahmenüberschussrechnung gar nicht relevant. Richtig ist in aller Regel die Zuordnung zum Kalenderjahr der Zahlung, weil das Zu- und Abflussprinzip gilt.

Beispiele für das Zuflussprinzip und Abflussprinzip (richtige zeitliche Zuordnung zum Kalenderjahr)

Schreiben Sie z.B. für eine von Ihnen erbrachte Leistung aus 2020 auch die Rechnung noch im Jahr 2020, wird der Rechnungsbetrag aber erst im Jahr 2021 vereinnahmt, ist die Einnahme auch erst im Jahr ihres Zuflusses 2021 in der Einnahmenüberschussrechnung zu erfassen. Es findet keine Versteuerung bei der Einkommensteuererklärung 2020 statt, sondern bei der Einkommensteuererklärung 2021.

Dasselbe gilt für Betriebsausgaben, Werbungskosten, Sonderausgaben, außergewöhnliche Belastungen und sonstige absetzbare Kosten. Haben Sie eine Ausgabenrechnung im Jahr 2019 erhalten, diese aber erst im Jahr 2020 bezahlt, ist eine Betriebsausgabe bei Einnahmenüberschussrechnern bzw. absetzbare Kosten für einkommensteuerliche Zwecke erst im Jahr 2020 bei der Einkommensteuererklärung 2020 zu berücksichtigen. Es erfolgt kein Ansatz im Jahr der Leistungserbringung 2019.

Zu dem Thema hatten wir bereits Teile in einer Podcast Folge/Blog besprochen, diese finden Sie hier.

Ausnahmen vom Zu- und Abflussprinzip greifen u.a. bei Anschaffungen von Wirtschaftsgütern und regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen und Ausgaben kurze Zeit vor Beginn oder kurze Zeit nach Beendigung des Kalenderjahres. Als kurze Zeit gilt ein Zeitfenster von 10 Tagen um den Jahreswechsel.

Nicht korrekte Zuordnung der Anschaffungen von Wirtschaftsgütern zum richtigen Kalenderjahr mit der Folge von falschen Abschreibungen

In vielen Einkommensteuererklärungen wird anfangs die Abschreibung nicht richtig berechnet, weil die Anschaffungen von Wirtschaftsgütern nicht dem korrekten Kalenderjahr zugeordnet werden.

Bei den Anschaffungen von abzuschreibenden Wirtschaftsgütern wird nicht das Zu- und Abflussprinzip angewandt. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um betriebliche Einkünfte oder Anschaffungen im Bereich der Vermietung und Verpachtung geht oder ob Werbungskosten als Angestellter oder Sonderausgaben als Student geltend gemacht werden.

Bei Anschaffungen von abzuschreibenden Wirtschaftsgütern wird auf den Zeitpunkt der tatsächlichen Anschaffung, Herstellung oder Lieferung abgestellt. Wann der Auftrag erteilt wurde, die Rechnung gestellt wurde oder der Rechnungsbetrag beglichen wurde, ist unerheblich.

Beispiel zum Beginn der Abschreibung, Zuordnung der Wirtschaftsgüter zum richtigen Kalenderjahr

Wird ein Gerät im Jahr 2020 tatsächlich geliefert und in Betrieb genommen und die Rechnung erst im Jahr 2021 gestellt und bezahlt, ist die Abschreibung ab dem tatsächlichen Zugangszeitpunkt im Jahr 2020 vorzunehmen, da im Jahr 2020 die Anschaffung und Lieferung stattfand. Das Gerät muss daher bereits im Jahr 2020 in das Anlageverzeichnis bei betrieblichen Einkünften aufgenommen werden. Die Abschreibung ist bereits ab Zugang ab 2020 in der Gewinnermittlung oder bei der Einkommensteuererklärung vorzunehmen, obwohl das Gerät zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht bezahlt war.

Falsche Eintragung der Berufshaftpflichtversicherung

Oft werden aus Unwissenheit die geleisteten Beiträge für eine Berufshaftpflichtversicherung im Bereich der Sonderausgaben in der Anlage Vorsorgeaufwand zur Steuererklärung eingetragen. Sehr viele Steuerpflichtige haben die maximal absetzbaren Beiträge der Versicherungen bei den Sonderausgaben außerhalb der Basisversicherung und Basisvorsorge aber bereits ausgeschöpft. D.h. die Versicherungen außerhalb der gesetzlichen Rentenversicherung, des Versorgungswerkes, der landwirtschaftlichen Alterskasse, der Rürup-Renten, Basisrenten, Riesterrenten und der Kranken- und Pflegeversicherungen wirken sich in diesen Fällen steuerlich nicht mehr aus. Werden die Beiträge zur Berufshaftpflichtversicherung also in der Anlage Vorsorgeaufwand eingetragen, liegt in aller Regel gar keine oder kaum eine steuermindernde Auswirkung vor.

Die Beiträge zur Berufshaftpflichtversicherung stellen bei Arbeitnehmern Werbungskosten bei den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, bei Selbständigen Betriebsausgaben bei den Einkünften aus selbständiger Arbeit und bei Gewerbetreibenden Betriebsausgaben bei den gewerblichen Einkünften dar. Bei den Arbeitnehmern sind sie daher als Werbungskosten in der Anlage N auf der 2. Seite unter der Rubrik Werbungskosten und bei Selbständigen und Gewerbetreibenden in der Gewinnermittlung als Betriebsausgabe zu berücksichtigen.

Zusammenfassung der 3 häufigen Fehler

Ordnen Sie die Einnahmen und Betriebsausgaben in der Einnahmenüberschussrechnung und die abzusetzenden Kosten in der Einkommensteuererklärung gemäß dem Zu- und Abflussprinzip demjenigen Kalenderjahr zu, in dem sie tatsächlich zugeflossen oder abgeflossen sind.

Bei abzuschreibenden Wirtschaftsgütern dagegen erfolgt die Abschreibung ab dem Zeitpunkt der tatsächlichen Lieferung und Anschaffung unabhängig von der Bezahlung und Rechnungsschreibung.

Die Beiträge zur Berufshaftpflichtversicherung sind Werbungskosten oder Betriebsausgaben und daher nicht im Bereich des Vorsorgeaufwandes der Sonderausgaben zu erfassen.

Weitere Hinweise, Steuertipps und Links

Weitere zahlreiche leicht verständliche Steuertipps, was bei der Steuererklärung absetzbar ist, erhalten Sie hier.

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Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax

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