Aufgrund von Corona wird verstärkt im Homeoffice gearbeitet. Damit Kosten absetzbar sind, hat der Gesetzgeber mit dem Jahressteuergesetz 2020 die sogenannte Homeoffice-Pauschale geschaffen (§ 4 (5) Nr. 6 b S. 4 EStG, § 9 (5) EStG). Hierüber sprechen wir in der heutigen Folge.

Die Folge stellt den Rechtsstand vom 02.02.2021 dar. Nach dem 2.2.2021 ergehende, Gesetzesänderungen, BMF-Schreiben und Rechtsprechung können daher nicht berücksichtigt sein.

Was ist die Homeoffice-Pauschale und wie hoch ist diese?

Die Homeoffice-Pauschale kann abgesetzt werden, wenn die betriebliche oder berufliche Tätigkeit ausschließlich in der häuslichen Wohnung (Homeoffice) ausgeübt wurde. Es sind 5 € pro Kalendertag als Pauschale für die gesamte betriebliche und berufliche Betätigung, maximal 600 € pro Kalenderjahr bzw. Wirtschaftsjahr, absetzbar. Mit der Tagespauschale von 5 € pro Kalendertag sind alle Aufwendungen für die betrieblich oder beruflich veranlasste Nutzung der häuslichen Wohnung (Homeoffice) abgegolten, wie zum Beispiel Strom, Gas, Heizung, Schornsteinfeger, Wasser, Müll, Grundsteuer, Grundbesitzabgaben sowie Hausrat- und Gebäudeversicherung. Es ist kein Einzelnachweis der entstandenen Kosten nötig, die 5 € pro Tag werden pauschal gewährt. Nach einer Homeoffice-Tätigkeit von 120 Tagen im Kalenderjahr ist der maximal absetzbare Betrag von 600 € pro Kalenderjahr ausgeschöpft.

Welche Folgen ergeben sich, wenn die betriebliche oder berufliche Tätigkeit nicht ausschließlich in der häuslichen Wohnung (Homeoffice) ausgeübt wurde?

Für jeden Tag, wo eine anderweitige berufliche Betätigungsstätte außerhalb der häuslichen Wohnung (Homeoffice) – auch nur kurzfristig! – aufgesucht wurde, entfällt die Pauschale. Bereits der betriebliche Gang zur Post oder die Abholung von Arbeitsmaterialien an der 1. Arbeitsstätte oder der kurze Besuch an der 1. Arbeitsstätte führt zur Streichung der Pauschale für den Tag. Das Verlassen der häuslichen Wohnung für berufliche Zwecke ist schädlich, ein Verlassen der Wohnung aus privaten Gründen steht der Homeoffice-Pauschale nicht entgegen.

Kann jeder Ehegatte die Homeoffice-Pauschale erhalten?

Soweit jeder Ehegatte die Voraussetzung erfüllt, kann bei zusammenveranlagten Ehegatten jeder die Pauschale für das Homeoffice gelten machen.

Für welche Jahre gilt die Regelung der Homeoffice-Pauschale?

Für 2020, 2021 und 2022 kann nach derzeitiger Gesetzeslage (Stand Ende September 2022) die Homeoffice-Pauschale abgesetzt werden, bei abweichenden Wirtschaftsjahren für den Zeitraum 1.1.2020-31.12.2022.

Muss ein steuerlich anzuerkennendes Arbeitszimmer vorliegen?

Nein, ein steuerlich anzuerkennendes Arbeitszimmer ist nicht für die Pauschale erforderlich. Daher können auch, wenn gar kein Arbeitszimmer vorliegt, Kosten abgesetzt werden.

Wenn wegen Corona zu Hause gearbeitet wurde (Homeoffice), sind die Kosten absetzbar, auch wenn z.B. nur am Esstisch, in der Wohnstube, in der Küche, im Keller, in der Schlafstube, in einem Durchgangszimmer, im Studentenzimmer oder in der Arbeitsecke gearbeitet wurde.

Können die Kosten für ein steuerlich anzuerkennendes Arbeitszimmer neben der Homeoffice-Pauschale abgesetzt werden?

Der Gesetzgeber sieht vor, dass der Steuerpflichtige sich entscheiden muss, ob er entweder die tatsächlichen Kosten des steuerlich anzuerkennenden Arbeitszimmers absetzen möchte oder ob er für eben dieses Zimmer (Homeoffice) den Ansatz der Homeoffice-Pauschale wählt. Der Steuerpflichtige kann sich daher die für ihn günstigere Regelung aussuchen und auf den Ansatz der Kosten des steuerlich anzuerkennenden Arbeitszimmers verzichten. Allerdings kann er für ein und dasselbe Arbeitszimmer nicht beides gleichzeitig in Anspruch nehmen.

Wird die Homeoffice-Pauschale nur Arbeitnehmern gewährt oder sind auch Selbstständige und Studenten begünstigt?

Die Pauschale kann von Arbeitnehmern als Werbungskosten und von Selbstständigen, Gewerbetreibenden und Freiberuflern als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Möglich ist auch ein Abzug der Home-Office-Pauschale bei den Sonderausgaben, z. B. bei Studenten im Erststudium, wenn sie keine Einnahmen aus beruflicher oder betrieblicher Tätigkeit erzielen.

Was ist mit der Homeoffice-Pauschale bei mehreren verschiedenen Einkünften/Einkunftsarten? Kann ich die bei denen gleichzeitig absetzen?

Der Gesetzgeber sieht allerdings vor, dass für die gesamte betriebliche und berufliche Betätigung insgesamt nur 5 € pro Tag als Pauschale für das Homeoffice absetzbar sind. D.h. gegebenenfalls sind die 5 €-Pauschale pro Tag auf die verschiedenen Einkunftsarten, die gleichzeitig an diesem Tag im Homeoffice ausgeübt wurden, aufzuteilen. Die Homeoffice-Pauschale von 5 € pro Tag vervielfacht sich nicht bei mehreren Tätigkeiten.

Wird der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 € bis 2021, bzw. 1.200 € ab 2022 neben der Homeoffice-Pauschale zusätzlich gewährt?

Bei Arbeitnehmern stellt die Homeoffice-Pauschale Werbungskosten dar und kann von der Steuer abgesetzt werden. Diese wirkt sich bei Arbeitnehmern allerdings nur dann aus, wenn die Homeoffice-Pauschale zusammen mit den anderen Werbungskosten des Arbeitnehmers den Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.000 € (bis 2021) bzw. 1.200 € ab 2022 überschreitet.

Ist die Summe der Werbungskosten des Arbeitnehmers inklusive der Homeoffice-Pauschale unter 1.000 € bis 2021, bzw. 1.200 € für 2022, wird automatisch beim Arbeitnehmer der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.000 € bis 2021, bzw. 1.200 € ab 2022 gewährt. Für diese Fälle wird die Home-Office Pauschale zwar angesetzt, wirkt sich dann steuerlich aber nicht aus.

Welche Folgen ergeben sich beim Ansatz der Homeoffice-Pauschale für die Kosten für Fahrten von der Wohnung zur 1. Tätigkeitsstätte / Betriebsstätte, also Pendlerpauschale/Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale wird oft auch als Pendlerpauschale bezeichnet. Wird an demselben Homeoffice-Tag die 1. Tätigkeitsstätte bzw. bei Selbstständigen die Betriebsstätte aufgesucht, entfällt der Ansatz der Homeoffice-Pauschale, da die berufliche Tätigkeit an diesem Tag dann nicht ausschließlich in der häuslichen Wohnung stattfand.

Aufgrund dieser Voraussetzungen, scheidet der Ansatz von Pendlerpauschale einerseits und Homeoffice-Pauschale andererseits für denselben Tag aus. Es besteht kein Wahlrecht, die Pendlerpauschale oder die Homeoffice-Pauschale anzusetzen und es spielt daher auch keine Rolle, ob die Pendlerpauschale höher, also günstiger, für den Steuerpflichtigen wäre. Denn, wie bereits gesagt: Verlässt der Steuerpflichtige an einem Arbeitstag die häusliche Wohnung aus beruflichen Gründen, kann für diesen Tag keine Homeoffice-Pauschale bei der Steuer angesetzt werden.

Welche Folgen ergeben sich bei Selbstständigen aufgrund der Homeoffice-Pauschale beim Ansatz der geltend gemachten Fahrtkosten bzw. Fahrzeugkosten?

Bei Selbstständigen, deren Fahrzeug sich nicht im Betriebsvermögen befindet, kann für PKW die Pendlerpauschale für die Fahrten Wohnung-1. Betriebsstätte pro gefahrenen Tag bei der Steuer angesetzt werden. Der Homeoffice-Tag führt daher dazu, dass weniger Tage bei der Pendlerpauschale zu berücksichtigen sind, da ja auch keine Fahrt durchgeführt wurde.

Bei Selbständigen, bei denen sich der PKW im Betriebsvermögen befindet und die Kfz-Kosten steuerlich als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, wird die Pendlerpauschale bei der Berechnung der nicht abziehbaren Kosten Wohnung – 1. Betriebsstätte bei der Steuer berücksichtigt. Dort wirkt sich daher auch ein Homeoffice-Tag aus, da weniger Tage für die Fahrten Wohnung – 1. Betriebsstätte angesetzt werden können. Die nicht abziehbaren Kosten Fahrten Wohnung – 1. Betriebsstätte fallen daher höher aus und es ergibt sich eine Steuerauswirkung.

Welche Folgen ergeben sich für Reisekosten?

Für denselben Tag können neben der Homeoffice-Pauschale keine Reisekosten oder Kosten für Auswärtstermine in der Steuererklärung geltend gemacht und abgesetzt werden, da die sich ebenfalls gegenseitig ausschließen. Liegen Reisekosten oder Auswärtstermine vor, ist der Steuerpflichtige von der Wohnung aus beruflichen oder betrieblichen Gründen abwesend.

Welche Plausibilitätskontrollen könnte die Finanzverwaltung bei Arbeitnehmern vornehmen und welche Nachweise sind möglicherweise zu erbringen?

Die Finanzverwaltung wird gewisse Plausibilitätskontrollen bei der Bearbeitung der Steuererklärung durchführen. Natürlich ist die Kontrolle immer vom Einzelfall abhängig. Bei Arbeitnehmern wäre es durchaus im Einzelfall denkbar, dass bei der Einkommensteuererklärung vom Finanzamt eine Bescheinigung des Arbeitgebers über die Anzahl der Homeoffice-Tage angefordert wird.

Auf der Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitnehmers werden Zuschüsse des Arbeitgebers für Fahrten Wohnung – 1. Tätigkeitsstätte ausgewiesen. Sollten die dort ausgewiesenen Zuschüsse des Arbeitgebers von der Anzahl der Arbeitstage her zusammen mit der Anzahl der geltend gemachten Homeoffice-Tage in der Summe zu hoch sein, könnte dieser offensichtliche Widerspruch Anlass zu Rückfragen des Finanzamts bei der Steuererklärung geben. Die Finanzverwaltung ist berechtigt, zu viel gezahlte Zuschüsse des Arbeitgebers für Fahrten Wohnung-1. Tätigkeitsstätte gegebenenfalls nachzuversteuern, wenn die Voraussetzungen für die Gewährung von steuerbegünstigten Fahrtkostenzuschüsse wegen nicht durchgeführter Fahrten nicht vorliegen.

Bei Arbeitnehmern, die sich in Kurzarbeit Null befanden, d.h. keine tatsächliche Arbeitszeit erbracht haben und der Arbeitsausfall 100 % beträgt, wird das Finanzamt vermutlich die Homeoffice-Pauschale für die Zeit der Kurzarbeit Null ohne Gegenbeweise bei der Steuererklärung nicht anerkennen, da sich Kurzarbeit Null einerseits und Arbeit im Homeoffice gegenseitig meist ausschließen.

Welche Plausibilitätskontrollen sind beim Arbeitgeber wegen der Homeofficepauschale möglich?

Wenn der Arbeitgeber eine gewisse Anzahl an Homeoffice-Tagen bescheinigt, darf er für diese Tage keine Zuschüsse an den Arbeitnehmer für die Fahrten Wohnung – 1. Tätigkeitsstätte zahlen.

Bei Arbeitgebern mit Stempeluhren, elektronischen Zeiterfassungssystemen oder ähnlichen Systemen, kann für jeden Arbeitstag nachgeprüft werden, ob der Arbeitnehmer tatsächlich vor Ort gestempelt hat. Hat er vor Ort gestempelt, kann keine Homeoffice-Pauschale gewährt werden, da der Arbeitnehmer zumindest kurzfristig an der Arbeitsstelle anwesend war.

Es ist möglich, dass sowohl die Lohnsteuerprüfung als auch die Sozialversicherungsprüfung die Arbeitgeber befragen, wie viele Arbeitstage Arbeitnehmer mit Zuschüssen für Fahrten von der Wohnung zur 1. Tätigkeitsstätte im Homeoffice tätig waren. Diese Frage dient natürlich auch der Plausibilisierung, ob die gezahlte Höhe der Zuschüsse vom Arbeitgeber für die Fahrten Wohnung – 1. Tätigkeitsstätte der Höhe nach in Ordnung sind. Wurde der Zuschuss versehentlich zu hoch gezahlt, ist eine Nachversteuerung durch das Finanzamt bzw. eine Verbeitragung im Rahmen der Prüfung durch die Sozialversicherung möglich, wodurch sich Nachzahlungen für den Arbeitgeber ergeben.

Wo ist bei Arbeitnehmern in der Steuererklärung 2020 die Homeoffice-Pauschale einzutragen?

Die Steuererklärungsvordrucke 2020 wurden von der Finanzverwaltung bereits entworfen, bevor die Homeoffice-Pauschale vom Gesetzgeber verabschiedet wurde. Daher gibt es keine spezielle Zeile im Formular der Steuererklärung für 2020 für die Homeoffice-Pauschale. Möglich wäre eine Erfassung in der Steuererklärung bei den sonstigen Werbungskosten in der Anlage N in Zeile 46, 47 oder  48 unter Kennziffer 380.

Welche Kosten sind neben der Homeoffice-Pauschale im Homeoffice noch von der Steuer bei der Steuererklärung absetzbar?

Die Anschaffung von beruflich genutzten Arbeitsmitteln, zum Beispiel Computer, Drucker, Schreibtischen, Schränken, Regalen, Leselampen oder auch Kosten für die berufliche Nutzung des Internet- oder Telefonanschlusses, sind zusätzlich von der Steuer absetzbar, soweit diese nicht von 3. Seite (zum Beispiel dem Arbeitgeber oder dem Auftraggeber) erstattet wurden.

Wie kann ich meine Telefon- und Internetkosten gegenüber dem Finanzamt für das Homeoffice  gelten machen, wenn dieses meine Kosten nicht anerkennen will?

Das die Kosten absetzbar sind, ergibt sich aus den grundsätzlichen Regelungen zu § 9 EStG, beruflich veranlasste Werbungskosten sind absetzbar.

Bei regelmäßigen Homeoffice haben die Arbeitnehmer meist separate Anschlüsse oder sogar einen Anschluss vom Arbeitgeber. Zahlt der Arbeitgeber den Anschluss sind keine Kosten absetzbar. Bei einem separaten Anschluss sind diese Kosten voll absetzbar.

Wir empfehlen generell eine Bestätigung des Arbeitgebers einzureichen, dass der private Anschluss wegen Homeoffice genutzt werden musste.

Problematisch ist in der Praxis bei der Steuererklärung eher der Nachweis des beruflichen Anteils bei gemischt genutzten Anschlüssen.

Wenn der Anschluss auch privat genutzt wurde, kann nicht alles abgesetzt werden, ein Teil muss für den privaten Teil berücksichtigt werden. Zunächst empfehlen wir mit der Bestätigung des Arbeitgebers den beruflichen Anteil zu schätzen und bestätigen zu lassen und diesen mit der Erklärung geltend zu machen.

Die beruflichen Kosten konnten schon immer abgesetzt werden. Die Regelung ist nicht neu.  Ggfs. muss anhand eines Einzelverbindungsnachweises der berufliche Anteil nachgewiesen werden. Diese Regelung ergibt sich aus früheren zahlreichen BMF Erlassen und OFD Verfügungen.

Wenn Einzelverbindungsnachweise fehlen oder Flats berechnet werden, könnte der Arbeitgeber in seiner Bescheinigung zum Umfang der Nutzung , z.B. Dauer der Nutzung des Internets, geschätzte Anzahl der Telefonate und Notwendigkeit der (Dauer)Erreichbarkeit während der Arbeitszeit unterstützende Argumente geben.

Oft erkennen die Finanzämter an, wenn eine berufliche Nutzung glaubhaft gemacht werden kann, das 20% der Kosten maximal 20 € pro Monat geltend gemacht werden können. Darüber hinaus werden weitere Nachweise benötigt, wenn das Finanzamt diese anfragt.

Kann der Arbeitgeber die Homeoffice-Pauschale steuerfrei und sozialversicherungsfrei über den Lohn oder das Gehalt an den Arbeitnehmer auszahlen?

Die Finanzverwaltung hat sich dazu noch nicht geäußert. Nach derzeitigem Kenntnisstand kann keine steuerfrei Erstattung der Homeoffice-Pauschale vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer erfolgen.

Welche Kosten kann der Arbeitgeber für das Home-Office dem Arbeitnehmer erstatten, überlassen oder übereignen?

Allerdings kann der Arbeitgeber unabhängig davon, z.B. folgende Kosten erstatten oder direkt übernehmen:

Erstattung oder Übernahme der Kosten von Einrichtung, EDV und Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer

Eine Erstattung oder die Übernahme der Kosten von Einrichtung, EDV und Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber sind möglich, soweit keine Privatnutzung stattfindet und auch ausgeschlossen ist. Dann liegt kein Arbeitslohn vor, da ja eine ausschließliche Nutzung für den Arbeitgeber vorliegt. In diesen Fällen schafft der Arbeitgeber meist auch die Sachen an und überlässt diese zur Nutzung im Home-Office. Sie gehören dann auch weiterhin dem Arbeitgeber.

Der Arbeitnehmer kann die Arbeitsmittel auch selbst anschaffen. Wenn eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer ausgeschlossen ist, kann der Arbeitgeber die Kosten als steuerfreien Ersatz erstatten (gem. § 3 Nr. 50 EStG). In dem Fall gehören die Sachen dann auch dem Arbeitgeber und nicht dem Arbeitnehmer.

Privatnutzung: Wenn eine Privatnutzung vorliegt, liegt bei einer Erstattung regelmäßig normaler Arbeitslohn vor. Ausnahme: Die privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten, z.B. Telefon, Handy, Computer, Software ( § 3 Nr. 45 EStG).

Erstattung oder Übernahme von Internetkosten durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer

Nachgewiesene berufliche Internetkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer erstatten.

Bei Privatnutzung des Internets durch den Arbeitnehmer ist ein nachgewiesener Betrag bis monatlich 50 € zusätzlich möglich, wenn er zusätzlich zum bisherigen Gehalt gezahlt wird (keine Lohnumwandlung, kein Gehaltsverzicht). Hier zahlt der Arbeitgeber dann eine Pauschalsteuer von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Der Arbeitnehmer erhält die Beträge Netto wie Brutto ohne Abzüge (Nettolohnoptimierung). Details zur Erstattung der privaten Internetkosten des Arbeitnehmers finden Sie im Blogartikel.

Erstattung oder Übernahme einzelner Telefonkosten durch den Arbeitgeber

Die  nachgewiesenen beruflichen Telefonkosten, die vom Arbeitnehmer getragen wurden, können erstattet werden (steuerfreier Kostenersatz). Die Nachweise sind dem Arbeitgeber einzureichen.

Überlassung von einem Telefon, Handy, Handyvertrag oder Telefonvertrag durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber kann einen Telefonvertrag, Handyvertrag, das Telefon bzw. Handy steuerfrei und sozialversicherungsfrei an den Arbeitnehmer überlassen, aber nicht übereignen. Der Arbeitnehmer hat keine Abzüge und erhält den Vorteil Brutto wie Netto (Nettolohnoptimierung). Das Telefon gehört weiterhin dem Arbeitgeber, der Arbeitnehmer kann es durch die Überlassung nutzen. Eine 100 % Privatnutzung ist möglich. Also eine berufliche Nutzung durch den Arbeitnehmer ist nicht erforderlich. Nähere Infos sind hier zu finden.

Überlassung von Computer und Software durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer

Steuerfreie und sozialversicherungsfreie Überlassung von Computer, Zubehör und Software, die dem Arbeitgeber gehört und die er angeschafft hat. Eine 100 % Privatnutzung durch den Arbeitnehmer ist möglich. Die Überlassung erhält der Arbeitnehmer Netto wie Brutto ohne Abzüge (Nettolohnoptimierung). In dem Fall gehört der Computer und die Software weiterhin dem Arbeitgeber. Nähere Infos finden Sie dazu hier.

Übereignung von PCs, Computer, Telefone, Handys, Datenverarbeitungsgeräte und Zubehör vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber kann von ihm selbst angeschaffte PCs, Computer, Telefone, Handys, Datenverarbeitungsgeräte und Zubehör dem Arbeitnehmer übereignen oder verbilligt übertragen, soweit diese zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden. Der Arbeitgeber zahlt dafür eine Pauschalsteuer von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Der Arbeitnehmer erhält diese Brutto wie Netto (Nettolohnoptimierung).

Zusammenfassung zur Homeoffice-Pauschale

Mit 5 € Pauschale pro Kalendertag, maximal 600 € pro Jahr, ist die Homeoffice-Pauschale für Selbstständige und Arbeitnehmer interessant, die kein steuerlich anzuerkennendes Arbeitszimmer haben. Der Gesetzgeber erleichtert dadurch den Steuerpflichtigen im Homeoffice die Möglichkeit, für die Zeit des Homeoffice Kosten ohne größeren Nachweis bei der Steuer für die Steuererklärung 2020, 2021, 2022 geltend zu machen. Arbeitszimmer und Home Office Pauschale sind nicht für denselben Raum gleichzeitig absetzbar.

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