Was ist eine Prüfungssimulation?

Bei der Prüfungssimulation werden die Daten des Steuerpflichtigen darauf abgeprüft, wie sie sich bei einer digitalen Prüfung durch den Fiskus darstellen könnten. Der Fokus liegt dabei auf dem Zusammenspiel zwischen Anwender, dem Warenwirtschaftssystem und der Finanzbuchhaltung.

Welchen Nutzen hat eine Prüfungssimulation?

Die Prüfungssimulation gibt zu mehreren Feldern Auskünfte:

In einem ersten Schritt wird überprüft, ob steuerlich korrekt archiviert wurde. Das Augenmerk gilt dabei nicht den beim Steuerberater erfassten Buchführungs-Daten (vor allem aus dem Bereich der DATEV), sondern den im Warenwirtschaftssystem entstandenen Daten. Ausgangsbasis dabei ist ein vom Hersteller des Warenwirtschaftssystems erzeugter Datenträger mit dem „GDPdU-Export“, der die „steuerrelevanten“ Daten beinhaltet.

Wurde zu wenig archiviert, wird auf die fehlenden Daten hingewiesen. Wurde zu viel archiviert, erfolgt ebenfalls ein entsprechender Hinweis.

In einem nächsten Schritt werden die Daten aus Buchführung und Warenwirtschaftssystem auf Sachverhalte überprüft, die von der Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung möglicherweise beanstandet werden könnten. Schwachstellen Ihrer Software und ggf. Ihrer Arbeitsabläufe werden erkennbar. Daraus ergibt sich die Möglichkeit, den aufgezeigten Problemen abzuhelfen und für die Zukunft mögliche Fehlerquellen zu vermeiden, bzw. Arbeitsabläufe zu optimieren.

Grundsätzlich ist Ziel jeder Prüfungssimulation, Ihnen Wege zu einem sicheren Umgang mit Ihrem Warenwirtschaftssystem zu zeigen, die eine professionelle Archivierung ermöglichen und somit helfen, z.B. zukünftige Schätzungen durch den Fiskus wegen steuerlich fehlerhafter Archivierung oder Anwendung des Warenwirtschaftssystems zu vermeiden.

Darüber hinaus bietet eine Prüfungssimulation eine geeignete Vergleichsbasis für die während einer Betriebsprüfung vom Finanzamt ermittelten Feststellungen.

Wann sollte eine Prüfungssimulation durchgeführt werden?

Naheliegend ist, eine Prüfungs-Simulation spätestens dann durchzuführen, wenn man eine Prüfungsanordnung auf dem Tisch liegen hat. Die Prüfungs-Simulation gibt zu diesem – wenn auch späten – Zeitpunkt immer noch die Möglichkeit, Sachverhalte vorbereitend aufzuklären, die im Rahmen der Betriebsprüfung wahrscheinlich zur Sprache kommen.

So zeigt die Praxis, dass die Prüfersoftware Fehlermeldungen produziert, denen nicht ohne weiteres anzusehen ist, dass es sich tatsächlich nicht um Fehler, sondern beispielsweise um apotheken-spezifische Besonderheiten handelt. Gerade während der laufenden Betriebsprüfung spielt Zeit immer eine große Rolle. Die Aufklärung mancher (vermeintlicher) Fehlermeldungen lässt sich ohne Zeitdruck besser erledigen als ad hoc mitten in einer Betriebsprüfung.

Sinnvoller wäre, ohne den Zeitdruck einer Betriebsprüfung einmal eine Prüfungssimulation zu beauftragen, um generell zu sehen, welche Fehlermeldungen bei der aktuellen Handhabung des Warenwirtschaftssystems anfallen und diese Fehlerquellen abzustellen. Die Daten der Folgejahre lösen diese Fehlermeldungen bei Umsetzung der aus der Prüfungssimulation gewonnenen Handlungsempfehlungen dann nicht mehr aus und ermöglichen zukünftig eine entspannte Betriebsprüfung.