Warum die Überlassung eines Handys mit Handyvertrag durch den Arbeitgeber die Arbeitnehmer mit mehr Nettolohn erfreut und Kosten verringert (Nettolohnoptimierung – mehr Netto vom Brutto)

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Haben Sie ein Smartphone? Heutzutage hat fast jeder ein Smartphone. Der Kauf eines modernen Smartphones kann ganz schön ins Geld gehen. Als Arbeitgeber haben Sie die Möglichkeit, ein Handy und einen Telefonvertrag Ihrem Arbeitnehmer ohne zusätzliche Arbeitgeberkosten zu überlassen. In diesem Beitrag widmen wir uns daher der Überlassung eines Handys durch den Arbeitgeber.

In welchem Umfang muss der Arbeitnehmer das Handy beruflich nutzen?

Als Arbeitgeber können Sie Ihren Mitarbeitern oder Mitarbeiterinnen ein Handy mit Vertrag zur privaten Nutzung überlassen. Das Verhältnis der privaten und beruflichen Nutzung ist dabei irrrelevant.

Wie wird die Überlassung zwischen Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Telefonvertraganbieter gestaltet?

Die anfallenden Kosten des Telefonvertrages werden vom Arbeitgeber übernommen.  Der Handyvertrag inklusive Gerät muss vom Arbeitgeber abgeschlossen werden. Somit ist der Arbeitgeber Vertragspartner. Die monatlichen Telefonrechnungen müssen den Arbeitgeber als Rechnungsadressaten ausweisen. Damit die Kosten für Sie als Arbeitgeber kalkulierbar bleiben, empfehlen wir unseren Mandanten Verträge mit Flat zu nutzen.

Bedeutet Überlassung, das Handy ist geschenkt?

Das Handy und der Telefonvertrag werden dem Arbeitnehmer nur überlassen und nicht geschenkt. Das ist insoweit wichtig, da eine Schenkung bzw. unentgeltliche Übereignung anders zu behandeln wäre. Diese Variante besprechen wir in einem anderen Beitrag.

Worin besteht der Vorteil der Überlassung eines Handys mit Handyvertrag durch den Arbeitgeber?

Der große Vorteil bei der Überlassung des Handy und des Telefonvertrages besteht für den Arbeitnehmer darin, dass er keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge auf die Überlassung zahlen muss. Der Arbeitgeber spart seinen Sozialversicherungsanteil.

Eine mögliche Beispielsvariante der Überlassung eines Handys mit Handyvertrag durch den Arbeitgeber

Sachverhalt mit klassischer Bruttolohnzahlung

Das Arbeitsverhältnis wird neu geschlossen. Der Arbeitnehmer vereinbart einen Bruttolohn von 2.000 € monatlich. Bei Steuerklasse 5 erhält er 1.125 € netto. Die Arbeitgeberkosten betragen rund 2.458 €.

Sachverhalt mit Nettolohnoptimierung (mehr Netto vom Brutto) mit Überlassung des Handys

Nehmen wir wieder dasselbe Arbeitsverhältnis und optimieren die Zusammensetzung des Gehaltes. Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbaren, das der Handyvertrag 35 € monatlich vom Arbeitgeber gestellt und gezahlt wird. Als restlichen Bruttolohn erhält der Arbeitnehmer 1.965 Lohn vor allen Abzügen. Der Bruttolohn plus Handyvertrag ergibt wieder 2.000 € monatlich, wie in unserem Ausgangsfall. In dieser optimierten Variante erhält der Arbeitnehmer netto 1.109 € zzgl. 35 € Nutzung des Handyvertrages, also insgesamt 1.144 €.

Auswirkung beim Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Das sind für den Arbeitnehmer 19 € monatlich mehr, auf das Jahr gerechnet sind das 228 € bares Geld. Der Arbeitgeber hat monatliche Kosten von 2.450 €. Das sind 8 € monatlich und damit aufs Jahr gerechnet 96 € weniger Kosten. Nach der optimierten Variante hat der Arbeitnehmer 228 € netto im Jahr mehr und der Arbeitgeber spart rund 100 €. Bei 20 Arbeitnehmern wären das bereits rund 2.000 € pro Jahr, bei 3 Jahren und 20 Arbeitnehmern wären das rund 6.000 € Ersparnis beim Arbeitgeber.

Eine weitere Variante der Überlassung eines Handys mit Handyvertrag durch den Arbeitgeber

Der Arbeitnehmer mit 2.000 € brutto und Steuerklasse 5 möchte eine Lohnerhöhung haben. Alle Arbeitgeber kennen diese Situation. Hier wäre mein Vorschlag eine Handyüberlassung mit Vertrag.

Vorschlag zur Nettolohnoptimierung (mehr Netto vom Brutto)

Damit der Arbeitnehmer 35 € netto monatlich mehr hat, steigt der Bruttolohn um 75 € auf 2.075 € und die Arbeitgeberkosten auf 2.550 € monatlich. Es fallen höhere Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer für den Arbeitnehmer und für den Arbeitgeber zusätzliche Arbeitgeberkosten an. Damit der Arbeitnehmer die 35 € netto monatlich und damit 420 € jährlich herausbekommt, hat der Arbeitgeber zusätzliche Kosten von 1.100 € im Jahr. Noch mal zum Vergleich: Die Nettoerhöhung des Arbeitnehmers beträgt 420 € jährlich, d.h. rund 680 € mehr Kosten für den Arbeitgeber.

Ersparnis bei Nettolohnoptimierung mit Überlassung des Handys

Diese 680 € können durch den Arbeitgeber jährlich eingespart werden, wenn statt der Bruttolohnerhöhung der Telefonvertrag überlassen wird. Bei 5 Arbeitnehmern wäre das eine Ersparnis von 3.400 €.

Bei der 1. Möglichkeit handelt es sich um eine Bruttolohnumwandlung und bei der 2. um eine Nettolohnerhöhung.

Kann ein Telefon auch einem geringfügig Beschäftigten/Minijobbern/Aushilfen überlassen werden?

Ein Handy mit Telefonvertrag können Sie auch einem geringfügig Beschäftigten zukommen lassen, auch wenn die 450 € monatlich bereits ausgeschöpft sind. Geringfügig Beschäftigte werden oft auch als Aushilfe oder Minijobber bezeichnet.

Was gibt es noch besonderes zu beachten bei der Überlassung eines Handys mit Handyvertrag vom Arbeitgeber?

Die Steuerfreiheit der Überlassung wird auch bei Lohnumwandlungen gewährt, soweit nicht andere Gründe, wie zum Beispiel Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung, Mindestlohnzahlungen, der Arbeitsvertrag oder arbeitsrechtliche Gründe entgegenstehen.

Es besteht auch die Möglichkeit, nur das Handy ohne Vertrag bzw. nur den Telefonvertrag vom Arbeitgeber zu stellen.

Kann die Überlassung eines Handys neben anderen Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung (mehr Netto vom Brutto) eingesetzt werden?

Die Überlassung des Handys und des Telefonvertrages kann neben anderen Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung eingesetzt werden. Weitere Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung stellen wir Ihnen in anderen Beiträgen vor.

Was ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit dem Handy und dem Handyvertag beim Arbeitgeber?

Rückgabe des Handys oder Versteuerung mit dem Zeitwert

Da der Arbeitgeber Besitzer des Handys ist, muss bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, das Telefon an den Arbeitgeber zurückgegeben werden. Soll der Arbeitnehmer das Telefon behalten, müsste es dann mit dem Zeitwert versteuert werden. Diese Variante werden wir in einem späteren Beitrag besprechen.

Telefonvertrag auf den Arbeitnehmer übertragen oder Kostenerstattung durch den Arbeitnehmer

Benötigt der Arbeitgeber den Telefonvertrag nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht, gibt es mehrere Möglichkeiten. Der Vertrag kann auf den Arbeitnehmer übertragen werden, wenn der Telefonanbieter die Umschreibung mitmacht. Alternativ kann der ehemalige Arbeitnehmer die nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses anfallenden Kosten erstatten oder direkt die Rechnungen an den Telefonanbieter bezahlen. Wichtig ist, dass bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses die Mitnahme des Telefonvertrags gesondert geklärt wird. Sonst laufen die Kosten beim Arbeitgeber weiter.

Zusammenfassung der Vorteile der Überlassung des Handys durch den Arbeitgeber

Nutzen Sie die legale Möglichkeit Ihrem Arbeitnehmer mehr Netto zukommen zu lassen und gleichzeitig Kosten zu sparen.

Auch als Arbeitnehmer können Sie Ihrem Arbeitgeber vorschlagen, anstatt der Erhöhung des Bruttolohnes ein Handy und oder einen Telefonvertrag vom Arbeitgeber gestellt zu bekommen. Dadurch können Sie als Arbeitnehmer Ihr Netto erhöhen.

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Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax

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