Welche Kosten können abgesetzt werden, was ist bei der Einkommensteuererklärung, Gewinnermittlung und Einnahmenüberschussrechnung zu beachten, wenn der Arbeitnehmer eine nebenberufliche selbständige Tätigkeit hat?

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Oft beginnt der Weg in die Selbstständigkeit damit, dass zunächst nebenberuflich eine selbstständige Tätigkeit neben der Angestelltentätigkeit ausgeübt wird. Dadurch hat man weiterhin noch die soziale Absicherung über den Lohn aus der Angestelltentätigkeit und kann besser einschätzen, wie viel Gewinn die selbstständige Tätigkeit erwirtschaftet und welche Vorteile und Risiken die selbstständige Tätigkeit mit sich bringt. Das Risiko kann so häufig besser überblickt werden. Und läuft die Nebentätigkeit nicht wie erhofft, kann man ohne Probleme in seinem bisherigen Angestelltenjob ohne Einbußen weiter arbeiten. Sobald die selbstständige Tätigkeit gut läuft, kann dann die Arbeitszeit als Angestellter oder Arbeiter verringert, der Anteil der selbstständigen Tätigkeit erhöht oder die Arbeit als Arbeitnehmer komplett eingestellt und nur noch die selbständige Tätigkeit im Hauptberuf ausgeübt werden. Wir wollen  die häufig auftretende Frage klären, was bei der Einkommensteuererklärung zu beachten ist, wenn ich Arbeitnehmer bin und eine nebenberufliche selbständige Tätigkeit ausübe. Wir beschäftigen uns mit den Grundlagen, welche Einkünfte vorliegen, welche Gewinnermittlungsarten es für die nebenberufliche selbständige Tätigkeit gibt und wie die Einnahmen und Ausgaben zuzuordnen sind. Weiterhin schauen wir uns die absetzbaren Kosten für die nebenberufliche selbständige Tätigkeit an.

Inhalt

Welche Einkünfte werden aus der nebenberuflichen selbständigen Tätigkeit erzielt und warum ist diese Einstufung für die Steuererklärung von Bedeutung?

Bei einer nebenberuflich ausgeübten selbständigen Tätigkeit können gewerbliche, freiberufliche oder land- und forstwirtschaftliche Einkünfte vorliegen. Meistens liegen Einkünfte aus Gewerbebetrieb vor, also gewerbliche Einkünfte. Zu der genauen Abgrenzung, wann gewerbliche Einkünfte oder freiberufliche Einkünfte vorliegen, werden wir noch eine separate Podcast-Folge machen.

Die Unterscheidung ist wichtig, da in der Steuererklärung für die verschiedenen Einkünfte unterschiedliche Formulare auszufüllen sind. Die Gewinne oder Verluste aus Gewerbebetrieb werden in der Anlage G, die der freiberuflichen Einkünfte in der Anlage S und die der land- und forstwirtschaftlichen Einkünfte in der Anlage L der Einkommensteuererklärung eingetragen. Für die land- und forstwirtschaftlichen Einkünfte gelten viele verschiedene Besonderheiten, so dass wir diese hier nicht näher beleuchten wollen. Die Einnahmen und Betriebsausgaben der verschiedenen Einkunftsarten werden steuerlich streng getrennt, der passenden Einkunftsart zugeordnet und nur in dem Formular für die einschlägige Einkunftsart erklärt.

Welche Besonderheiten ergeben sich durch das Nebeneinander der Einkünfte aus der Angestelltentätigkeit und der nebenberuflichen selbstständigen Tätigkeit?

Die Einkünfte aus der Arbeitnehmertätigkeit werden in der Anlage N bei den Einkünften aus nichtselbstständiger Tätigkeit erklärt. Dort werden bei den Einnahmen die Daten aus der Lohnsteuerbescheinigung erfasst und bei den Werbungskosten die entsprechenden Kosten für die Tätigkeit als Arbeitnehmer geltend gemacht. Insoweit gibt es keinen Unterschied zu einem Arbeitnehmer, der keine nebenberufliche Tätigkeit hat.

Einnahmen und Betriebsausgaben aus der nebenberuflichen selbstständigen Tätigkeit sind nicht in das Formular der Anlage N einzutragen. Für die nebenberufliche selbständige Tätigkeit ist stattdessen eine separate Gewinnermittlung durchzuführen.

Welche Gewinnermittlungsarten gibt es?

Es gibt zwei Verfahren, mittels derer der Gewinn ermittelt werden kann. Die einfachere Gewinnermittlungsart ist die Einnahmenüberschussrechnung. Aufwendiger ist die Ermittlung des Gewinns im Wege der Bilanzierung. Ergebnis der Bilanzierung ist der Jahresabschluss, bestehend aus der Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung.

Bilanzierung

Welche Besonderheiten gibt es bei der Bilanzierung und der Steuererklärung?

Die als Grundsatz vorgesehene bilanzielle Gewinnermittlung führt zur Aufstellung eines Jahresabschlusses, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. Die steuerbilanzielle Gewinnermittlung erfolgt als Betriebsvermögensvergleich unter Nutzung der doppelten Buchführung. Dabei wird neben der Gewinnermittlung in der Gewinn- und Verlustrechnung auch das Vermögen des Unternehmens in der Bilanz dargestellt.

Gemäß gesetzlicher Verpflichtung sind dem Finanzamt die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlich vorgeschriebenen Datensätzen zu übermitteln, die sogenannte E-Bilanz. Da die Erstellung eines Jahresabschlusses etwas komplexer ist, können die wenigsten Steuerpflichtigen dies allein erledigen und bedienen sich daher in aller Regel der Hilfe eines Steuerberaters.

Wann muss eine Bilanz erstellt werden?

Einen Jahresabschluss hat zu erstellen, wer aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet ist, regelmäßig Bücher zu führen und Abschlüsse zu erstellen oder dies freiwillig macht. Gewerbliche Unternehmen sind verpflichtet eine Bilanz zu erstellen, sofern bestimmte Umsätze von mehr als 600.000 € im Kalenderjahr erzielt wurden oder der Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr mehr als 60.000 € betragen hat. Freiberufler können unabhängig von diesen Beträgen statt eines Jahresabschlusses eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen.

Wie werden Einnahmen und Ausgaben bei der Bilanzierung zugeordnet?

Bei der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung wird nicht auf das sogenannte Zu- und Abflussprinzip abgestellt. Nach dem Zu- und Abflussprinzip sind Einnahmen und Ausgaben in dem Jahr steuerlich zu erfassen, in dem sie tatsächlich zu- und abfließen. Im Rahmen der bilanziellen Gewinnermittlung dagegen werden Einnahmen und Ausgaben nach ihrer wirtschaftlichen Verursachung bzw. Entstehung dem Wirtschaftsjahr zugeordnet.

Beispiele wie die Bilanzierung sich auswirkt

Wird eine Leistung im Jahr 2020 ausgeführt und noch im selben Jahr in Rechnung gestellt, der Rechnungsbetrag aber erst im nächsten Jahr 2021 bezahlt, muss trotzdem schon im Rahmen des Jahresabschlusses 2020 eine Forderung und Betriebseinnahme erfasst und versteuert werden. Dies liegt daran, dass die Einnahme durch die Leistungserbringung im Jahr 2020 entstanden und wirtschaftlich verursacht ist.

Ein weiteres Beispiel: Wurde im Jahr 2019 eine Leistung bezogen und in Rechnung gestellt, der Rechnungsbetrag aber erst im Folgejahr 2020 beglichen, ist beim Jahresabschluss 2019 eine Verbindlichkeit anzusetzen und eine Betriebsausgabe des Jahres 2019 zu verbuchen, weil die der Ausgabe zugrundeliegende Leistung in 2019 bezogen wurde, die Ausgabe ihre wirtschaftliche Verursachung also im Jahr 2019 hat.

Einnahmenüberschussrechnung

Was ist eine Einnahmenüberschussrechnung und welche Besonderheiten gibt es in der Einkommensteuererklärung?

Zwar stellt die bilanzielle Gewinnermittlung den vom Gesetzgeber vorgesehenen Regelfall dar. Bei den nebenberuflich selbstständigen Tätigkeiten erfolgt die Gewinnermittlung allerdings meistens mittels Einnahmenüberschussrechnung, da entweder keine Buchführungspflicht besteht, ein Kleingewerbe vorliegt oder die zuvor genannten Betragsgrenzen für Umsatz und Gewinn unterschritten werden. Die Einnahmenüberschussrechnung ist wesentlich einfacher und kostengünstiger als die Bilanzierung. Dafür vermittelt sie allerdings keine Übersicht über das Vermögen des Unternehmens.

Der Gewinn wird ermittelt, indem von den Betriebseinnahmen die Betriebsausgaben abgezogen werden. Die Einnahmenüberschussrechnung ist gesetzlich verpflichtend in der Regel elektronisch mit dem Formular Anlage EÜR an das Finanzamt zu übermitteln. Die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben sind den jeweiligen Zeilen des Formulars zuzuordnen. Der anhand des Formulars Anlage EÜR ermittelte Gewinn bzw. Verlust ist dann in die Anlage S oder G zu übertragen.

Wie werden die Einnahmen und Ausgaben bei Einnahmenüberschussrechnung zugeordnet?

Dabei gilt bis auf wenige Ausnahmen das Zu- und Abflussprinzip. Nach dem Zu- und Abflussprinzip sind Einnahmen und Ausgaben in dem Jahr steuerlich zu erfassen, in dem sie tatsächlich zu- und abfließen. Die wirtschaftliche Verursachung ist bis auf wenige Ausnahmen ohne Bedeutung.

Eine Ausnahme vom Zu- und Abflussprinzip gibt es bei Anschaffungen von Wirtschaftsgütern. Diesen Fall besprechen wir in der nächsten Folge.

Beispiele für die Einnahmenüberschussrechnung

Wird zum Beispiel für eine erbrachte Leistung aus 2020 die Rechnung in 2020 geschrieben, der Rechnungsbetrag aber erst im Jahr 2021 vereinnahmt, ist sie auch erst im Jahr des Zuflusses 2021 zu versteuern. Dasselbe gilt bei den Ausgaben. Haben Sie eine Ausgabenrechnung in 2019 erhalten, diese aber erst in 2020 bezahlt, ist die Betriebsausgabe bei Einnahme-Überschussrechnern erst in 2020 zu berücksichtigen.

Was kann als Betriebsausgaben und Kosten für die nebenberufliche selbständige Tätigkeit abgesetzt werden?

Zur Vereinfachung betrachten wir jetzt nur noch die Einnahmenüberschussrechner. Wichtig ist, alle Belege regelmäßig zu sammeln. Anhand der Beschriftung der Formularzeilen bei der Anlage EÜR zu den Betriebsausgaben kann man schon sehr gut einschätzen und erkennen, welche Ausgaben abgesetzt werden können, soweit diese betrieblich veranlasst sind. Zum Beispiel können abgesetzt werden: Raumkosten, Grundstückskosten, Wareneinkauf, Versicherungen, Gebühren und Beiträge, Arbeitskleidung, der betriebliche Anteil der laufenden Telefon-, Handy- und Internetkosten, Reise-, Übernachtungs- und Fortbildungskosten inklusive Verpflegungsmehraufwand, Kosten für den Rechtsanwalt oder Steuerberater, Wartung, Reparaturen, Instandhaltung, Leasing, Kosten für Porto, Büromaterial, laufende EDV Kosten, Arbeitsmittel, Kosten für Werbung, Verpackung, betriebliche Zinsen, Bewirtungskosten oder betrieblich verursachte Geschenke. Wichtig ist, dass dort nur Ausgaben aus der nebenberuflich ausgeübten selbstständigen Tätigkeit eingetragen werden dürfen. Gegebenenfalls müssen die Betriebsausgaben aufgeteilt werden auf die privaten Kosten und die beruflich veranlassten Kosten, die dann nochmals dem Bereich der Angestelltentätigkeit und dem Bereich der nebenberuflichen Tätigkeit zuzuordnen sind.

Welche Voraussetzungen und Regelungen für Reisekosten, Verpflegungsmehraufwand, Bewirtungskosten und Geschenke gelten, haben wir in Merkblättern erklärt, die im Downloadbereich auf unserer Internetseite hier heruntergeladen werden können.

Kann ein Arbeitszimmer oder das Homeoffice für die nebenberufliche selbständige Tätigkeit geltend gemacht werden?

Oft kann auch das Arbeitszimmer oder das Homeoffice, soweit die Voraussetzungen entsprechend erfüllt sind, abgesetzt werden. Wann ein Arbeitszimmer oder Homeoffice abgesetzt werden kann, haben wir in einem Merkblatt erklärt, dass im Downloadbereich auf unserer Internetseite hier heruntergeladen werden kann.

Sind Abschreibungen für Anschaffungen absetzbar?

Soweit betrieblich genutzte Wirtschaftsgüter angeschafft werden, zum Beispiel Telefon, Handy, Computer, Drucker, EDV-Ausstattung, Schränke, Regale, Schreibtische, Stühle, Schreibtischlampe, sonstige Geräte, Werkzeuge oder Inventar, können Abschreibungen, erhöhte Absetzungen, die Sofortabschreibung oder Sammelpostenabschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter, die Sonderabschreibung für bewegliche Wirtschaftsgüter oder dafür auch der Investitionsabzugsbetrag geltend gemacht werden. Hierzu hatten wir bereits Podcast-Folgen aufgenommen.

033 Investitionsabzugsbetrag (IAB) und Geringwertige Wirtschaftsgüter  (Laptop, Telefon) – Eintrag, Auswirkung in der Steuererklärung (Q&A)

016 Investitionen sofort einfach abschreiben und Steuern sparen mit dem Investitionsabzugsbetrag und der Abschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWGs)

015 Durch den Investitionsabzugsbetrag bereits vor der Investition Steuern sparen (Teil 2) und Kombination mit der Sonderabschreibung für bewegliche Wirtschaftsgüter

014 Durch den Investitionsabzugsbetrag bereits Steuern sparen vor der Investition (Teil 1)

013: Steuern einfach sparen durch die Sonderabschreibung für bewegliche Wirtschaftsgüter

012: Durch die Anschaffung geringwertiger Wirtschaftsgüter (GWGs) Steuern sofort und einfach sparen

Für 2020 und 2021 kann auch die degressive Abschreibung für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens abgesetzt werden. Die Wirtschaftsgüter werden in das Anlageverzeichnis im Formular AVEÜR eingetragen. Hierzu hatten wir ebenfalls bereits eine Podcast-Folge:

043 Degressive Abschreibung (AfA) nutzen, um Steuern einfach und schneller zu sparen

Ab wann kann Abschreibung geltend gemacht werden?

Bei den Anschaffungen bei Einnahmenüberschussrechnung wird nicht das Zu- und Abflussprinzip angewandt. Das Zu- und Abflussprinzip hatte ich bereits in der letzten Folge erklärt. Bei Anschaffungen wird auf den Zeitpunkt der tatsächlichen Anschaffung unabhängig von Rechnungsstellung und Rechnungsbezahlung abgestellt.

Wird ein Gerät in 2020 tatsächlich geliefert und in Betrieb genommen und die Rechnung erst in 2021 gestellt und bezahlt, ist die Abschreibung ab 2020 vorzunehmen, da in 2020 die Anschaffung und Lieferung stattfand. Das Gerät muss daher bereits in 2020 in das Anlageverzeichnis des Formulars AVEÜR aufgenommen werden.

Sind Kfz-Kosten für die nebenberufliche selbständige Tätigkeit absetzbar?

Kfz Kosten für PKWs im Privatvermögen

Zunächst betrachten wir die Fahrzeuge, die sich nicht im Betriebsvermögen befinden, sondern privates Vermögen des Steuerpflichtigen sind. Diese Fahrzeuge werden nicht zu mehr als 50 % eigenbetrieblich genutzt.

Für diese PKWs kann für jeden betrieblich gefahrenen Kilometer 0,30 € pauschal als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Alternativ können die tatsächlichen Kfz-Kosten für jeden tatsächlich betrieblich gefahrenen Kilometer genau ermittelt und angesetzt werden. Dafür addiert man sämtliche in einem Jahr angefallene Kosten des PKW inkl. der Abschreibung, wobei es keine Rolle spielt, für welche Zwecke der PKW gefahren wurde und dividiert die Jahresgesamtkosten des PKWs durch die Jahreskilometerleistung des PKWs. So erhält man die tatsächlichen Kosten des PKWs pro gefahrenem Kilometer. Diese multipliziert man dann mit den jährlich aus betrieblichen Gründen gefahrenen Kilometern. Hier besteht der Vorteil, dass ein deutlich höherer Betrag pro Kilometer abgesetzt werden kann gegenüber der vorher genannten Pauschale mit 0,30 €.

Für die Wege zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte kann für jeden Entfernungskilometer 0,30 € geltend gemacht werden. Für 2021 bis 2026 beträgt die Entfernungspauschale für die ersten 20 Entfernungskilometer ebenfalls 0,30 € je Entfernungskilometer und ab dem 21. Entfernungskilometer für 2021-2023 erhöht sich der Betrag auf 0,35 € je Entfernungskilometer und in den Jahren 2024 bis 2026 steigt der Satz ab dem 21. Entfernungskilometer auf 0,38 € pro Entfernungskilometer.

Kfz-Kosten für PKWs im notwendigen Betriebsvermögen

Kfz-Kosten für Fahrzeuge, die dem notwendigen Betriebsvermögen zuzuordnen sind, weil sie zu mehr als der Hälfte eigenbetrieblich genutzt werden, sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar. Im Gegenzug wird für privat veranlasste Nutzungen ein Privatanteil ermittelt und bei den Einnahmen versteuert. Für die Fahrten Wohnung und erster Betriebsstätte erfolgt zusätzlich noch eine Korrektur für die nicht abziehbaren Kosten.

Was muss hinsichtlich der Steuerzahlung und Vorauszahlungen beachtet werden?

Soweit sich durch die nebenberufliche selbständige Tätigkeit ein Gewinn ergibt, kann es zu Steuernachzahlungen bei der Steuererklärung kommen. Die Höhe der Steuernachzahlung ist von dem Gewinn und den weiteren Einkünften und den sonst noch absetzbaren Kosten bei der Steuererklärung abhängig. Das Finanzamt kann ab einer Steuernachzahlung von 400 Euro pro Jahr vierteljährliche Vorauszahlungen festsetzen.

Zusammenfassung der wichtigen Punkte für die nebenberufliche selbständige Tätigkeit für Laien

Laien unterlaufen gerade in den genannten Beispielsfällen häufig Fehler bei der zeitlichen Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung. Achten Sie auf die korrekte Zuordnung der Einnahmen und Ausgaben zu den jeweiligen Veranlagungszeiträumen.

Für die nebenberufliche selbständige Tätigkeit kann einiges an Kosten steuerlich geltend gemacht werden, die von nicht steuerlich beratenen Steuerpflichtigen oftmals vergessen und übersehen werden. Absetzbar sind regelmäßig u.a. die Abschreibung, betrieblich veranlasste Kfz-Kosten sowie Handy-, Internet- und Telefonkosten. Wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, ist auch das Arbeitszimmer oder Homeoffice absetzbar.

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Tschüss bis zum nächsten Mal.

Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax

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