Nettolohnoptimierung: Für den Arbeitnehmer mehr Netto vom Brutto und als Arbeitgeber Kosten sparen

Nettolohnoptimierung: Für den Arbeitnehmer mehr Netto vom Brutto und als Arbeitgeber Kosten sparen

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Damit der Arbeitnehmer mehr Netto vom Brutto erhält kann eine Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung gemacht werden. D.h. es werden im Lohn- und Gehaltgefüge Lohnbestandteile eingebaut, die nicht steuerbar, lohnsteuerfrei, sozialversicherungsfrei sind oder pauschal lohnversteuert werden können. Hier stellen wir einige Möglichkeiten vor, den Lohn, das Gehalt zu optimieren, damit der Arbeitnehmer mehr Nettolohn erhält (mehr Netto vom Brutto) und der Arbeitgeber unter Umständen sogar noch Kosten spart.

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Inhalt

Was ist eine Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung (mehr Netto vom Brutto) überhaupt?

Bei der Nettolohnoptimierung werden Entgelt- und Lohnbestandteile gezahlt, die meist ganz oder teilweise nicht steuerbar oder sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei sind und / oder je nach Art der Zahlung vom Arbeitgeber auch pauschal versteuert werden. Der Arbeitnehmer erhält dadurch mehr Netto ausgezahlt und hat einen geringeren Bruttolohn. Der Vorteil des Arbeitnehmers besteht darin, dass er mehr Nettolohn von seinem Bruttolohn erhält.

Viele Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung setzen voraus, dass diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gezahlt werden, also eine Lohnumwandlung oder ein Lohnverzicht ist nicht erlaubt.

Der Arbeitgeber kann je nach Wahl der Möglichkeit der Nettolohnoptimierung sogar geringe Kosten, ähnliche Kosten oder auch mal leicht höhere Kosten haben. Gleichzeitig kann die Mitarbeiterbindung in Zeiten des Fachkräftemangels gestärkt werden.

Wann ist eine Nettolohnoptimierung nicht möglich?

Gründe, die der Nettolohnoptimierung entgegen stehen können z.B. sein:

  • die Verpflichtung aus dem Arbeitsvertrag oder anderen Verträgen
  • eine betriebliche Übung für Zahlungen
  • der Tarifvertrag
  • andere arbeitsrechtliche Gründe
  • notwendige Zahlungen zur Umsetzung und Höhe des Mindestlohnes
  • Regelungen aus Betriebsvereinbarungen

In diesen Fällen muss der Arbeitgeber arbeitsrechtlich oder aus anderen rechtlichen Gründen häufig den Bruttolohn zahlen, so das keine anderen optimierten Lohnbestandteile dafür gezahlt werden können. D.h. es muss geprüft werden, was und wie viel kann überhaupt optimiert werden.

Entgeltoptimierung bei bestehenden Arbeitsverhältnissen

Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen ist zunächst zu prüfen, ob der Arbeitgeber verpflichtet ist, rechtlich und arbeitsrechtlich Lohn oder Gehalt zu zahlen und in welcher Höhe Bestandteile der Nettolohnoptimierung dadurch überhaupt noch genutzt werden können. Viele Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung erlauben keine Gehaltumwandlung und kein Lohnverzicht. Für die Nettolohnoptimierung wird oft eine Gewährung zusätzlich zum bisherigen Lohn verlangt.

Oft können bei bestehenden Arbeitsverhältnissen Optimierungen im Falle von angedachten Gehaltserhöhungen gemacht werden und anstatt dem Bruttolohn der Gehaltserhöhung, dann die optimierten Gehaltsbestandteile gewährt werden, damit der Arbeitnehmer mehr Netto vom Brutto hat. Die vorher erwähnten entgegenstehenden Gründe müssen trotzdem beachtet werden.

Entgeltoptimierung bei neuen Arbeitsverhältnisse (Optimierung gleich von Anfang an)

Am besten und einfachsten ist es die Optimierung gleich zu Beginn des Arbeitsverhältnisses sofort von Anfang an im Gehaltsgefüge mit einzubauen. Die vorher erwähnten entgegenstehenden Gründe müssen natürlich trotzdem beachtet werden. Im Rahmen einer Lohnerhöhung kann die Entgeltoptimierung auch berücksichtigt werden.

Besonderheit bei rückwirkenden Vereinbarungen der Nettolohnoptimierung

Viele Änderungen sind sozialversicherungsrechtlich nur für die Zukunft möglich. Sie können nicht rückwirkend umgesetzt werden. Auch bei der Lohnsteuer gibt es Einschränkungen bei der Lohnumwandlung oder beim Lohnverzicht.

Können die Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung kombiniert werden?

Ja, die Kombination ist möglich. Rein theoretisch sind alle Lohnoptimierungsmöglichkeiten bei einem Mitarbeiter denkbar, wenn natürlich die jeweiligen Voraussetzungen erfüllt sind.

Wie kann ein praktisches Beispiel zur Nettolohnoptimierung der Sonderzahlung gleich von Beginn des Arbeitsverhältnisses aussehen?

Hierzu verweisen wir auf den Blogartikel zur Sonderzahlung, den Sie hier lesen können.

Gibt es Nachteile der Nettolohnoptimierung/Entgeltoptimierung?

Aufgrund der Nettolohnoptimierung gibt es einen geringeren Bruttolohn. Alle Arbeitnehmeranteile und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sind dadurch niedriger, da ein geringer Bruttolohn den Abgaben zugrunde gelegt wird. D.h. die Einzahlung in die gesetzliche Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung, Rentenversicherung sind dadurch für den Arbeitnehmer niedriger, im Gegenzug erhält er einen höheren Nettolohn dafür ausgezahlt. Wenn Leistungen aus den vorgenannten Versicherungszweigen beansprucht werden sollen, werden die Bestandteile der Nettolohnoptimierung meist dort nicht mitberücksichtigt.

Bei nachfolgenden Leistungen werden z.B. die Bestandteile der Nettolohnoptimierung nicht berücksichtigt: Krankengeld, Arbeitslosengeld, Elterngeld, Übergangsgeld, bei der Berechnung der Renten der Deutschen Rentenversicherung Bund bzw. Renten der Versorgungswerke.

Übersicht der Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung

sozialversicherungsfreie und steuerfreie Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung des Lohnes

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Hier spart der Arbeitgeber die Arbeitgebernebenkosten, da keine Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung anfallen:

🔹 Inflationsausgleichsprämie: bis zu 3.000 € im Zeitraum 26.10.2022 bis 31.12.2024

🔹 Tankgutschein, Warengutschein oder Sachbezug für Arbeitnehmer (monatlich maximal 50 €)

🔹 Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte: Jobticket

🔹 doppelte Haushaltsführung: Fahrtkostenersatz, Fahrgeld für die einmalige wöchentliche Heimfahrt

🔹 Arbeitgeberzuschuss zum Kindergartenbeitrag, Kindergrippe oder Tagesmutter

🔹 Unentgeltliche oder verbilligte Überlassung eines Fahrrades/E-Bikes

🔹 Überlassung von Ladestrom (Aufladung) und Nutzung der Ladestation des Arbeitgebers

🔹 Computerüberlassung, Überlassung von Laptops, Software

🔹 Überlassung eines Handys oder Handyvertrages

🔹 Übernahme der Kosten der Einrichtung, EDV und Arbeitsmitteln des Homeoffice, soweit keine Privatnutzung des Arbeitnehmers erfolgt

🔹 Übernahme von beruflichen Fortbildungskosten

🔹 Kindernotbetreuung: Vermittlungskosten und Beratungskosten

🔹 Sachgeschenke als Aufmerksamkeit für persönliche Anlässe bis 60 € brutto pro persönlichem Anlass des Arbeitnehmers

🔹 Weihnachtsgeschenke bei Ausgabe des Geschenkes (max. brutto 60 € pro Arbeitnehmer) auf der Weihnachtsfeier soweit der € 110-Freibetrag pro Arbeitnehmer unterschritten ist

🔹 Weihnachtsfeier: wenn der Freibetrag von max. 110 € brutto pro Arbeitnehmer pro betrieblicher Veranstaltung nicht überschritten ist, bei nicht mehr als 2 begünstigten Betriebsveranstaltungen pro Jahr

Sozialversicherungsfrei und 15 % pauschale Lohnsteuer (Arbeitgebernebenkosten)

🔹 Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte: Fahrgeld/ Pendlerpauschale

Sozialversicherungsfrei und 25 % pauschale Lohnsteuer (Arbeitgebernebenkosten)

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🔹 Erholungsbeihilfe: 156 € pro Arbeitnehmer, 104 € für den Ehegatten und 52 € für jedes kindergeldberechtigte Kind im Jahr

🔹 unentgeltliche oder verbilligte Übereignung eines Fahrrades/E-Bikes an den Arbeitnehmer

🔹 Übereignung und Zuschüsse für den Erwerb von E-Ladevorrichtungen

🔹 Zuschuss zur privaten Internetnutzung des Arbeitnehmers

🔹 Weihnachtsfeier: für den steuerpflichtigen Teil über 110 € pro Arbeitnehmer, soweit die Lohnsteuerpauschalierung bis 28.2. des Folgejahres erfolgt ist

Sozialversicherungspflichtig und 30 % pauschale Lohnsteuer (Arbeitgebernebenkosten)

🔹 Sachzuwendungen (Geschenke) an Arbeitnehmer bis zu einer Höhe von insgesamt 10.000 € brutto jährlich pro Arbeitnehmer

Inflationsausgleichsprämie: Sozialversicherungsfrei und steuerfrei bis zu 3.000 € (bis 12/2024)

Der Gesetzgeber hat aufgrund der gestiegenen Inflation im Gesetzgebungsverfahren als Ausgleich der Belastung die Inflationsausgleichsprämie geschaffen. Als Arbeitnehmer können Sie den Arbeitgeber darauf hinweisen, dass es die Möglichkeit der Nettolohnoptimierung mit der Inflationsausgleichsprämie gibt. Als Arbeitgeber sparen Sie beim Einsatz der Inflationsausgleichsprämie die Arbeitgebernebenkosten.

Wer ist anspruchsberechtigt für die Inflationsausgleichsprämie?

  • Arbeitnehmer, Aushilfen, Auszubildende, Minijobber, kurzfristig Beschäftigte, Geschäftsführer
  • Nicht begünstigt sind Selbstständige oder Gewerbetreibende.

Wie erfolgt die Abwicklung oder Zahlung der Inflationsausgleichsprämie?

Der Arbeitgeber zahlt freiwillig an den Arbeitnehmer. Die Zahlung erfolgt zur Abmilderung der gestiegenen Verbraucherpreise (Inflation). Dafür reicht ein Hinweis bei der Überweisung oder bei der Lohnabrechnung aus. In der Regel gibt es keinen Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf die Zahlung.

Ein Rechtsanspruch kann sich jedoch aus Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen ergeben.

Bei Arbeitnehmer, die nahe Angehörige sind, sind Zahlungen nur wie unter fremden Dritten der Höhe nach möglich (Beachtung des Fremdvergleichsgrundsatzes).

Welche Vorteile hat die Inflationsausgleichsprämie für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?

  • Der Freibetrag ist steuerfrei (§ 3 Nr. 11 c EStG) und sozialversicherungsfrei.
  • Der Arbeitnehmer erhält den Betrag Brutto wie Netto ohne Abzüge ausgezahlt (Nettolohnoptimierung).
  • Beim Arbeitgeber entfallen die Arbeitgebernebenkosten. Der Arbeitgeber spart die Arbeitgebernebenkosten (Kostenersparnis).
  • Auch für Aushilfen, Minijobber, geringfügig Beschäftigte zahlbar neben den monatlich maximalen Betrag von 520 € (ab 10/2022, bis 9/2022 450 €).
  • Bei Arbeitgeberwechsel mehrfach und erneut nutzbar.

In welchem Zeitraum kann die Inflationsausgleichsprämie gezahlt werden?

Im Zeitraum 26.10.2022 bis zum 31.12.2024.

Wie hoch darf die Inflationsausgleichsprämie maximal sein, was ist der Maximalbetrag?

Maximal dürfen pro Arbeitnehmer und pro Arbeitgeber bzw. pro Dienstverhältnis/Arbeitsverhältnis in der Summe für den gesamten Zeitraum € 3.000 gezahlt werden. Die Zahlungen sind als Einmalbetrag, in mehreren Teilbeträgen, als Zuschuss oder als Sachbezug möglich.

Was passiert, wenn der Maximalbeitrag der Inflationsausgleichsprämie überschritten wird?

Wird in dem begünstigten Zeitraum mehr als 3.000 € in der Summe im selben Arbeitsverhältnis als Inflationsausgleichsprämie gezahlt, ist der übersteigende Betrag sozialversicherungspflichtig und lohnsteuerpflichtig (Behandlung des übersteigenden Betrages wie normaler Bruttolohn).

Welche Voraussetzungen sind für die Inflationsausgleichsprämie noch zu beachten?

Die Inflationsausgleichsprämie ist zusätzlich zum ohnehin geschuldetem Arbeitslohn zu zahlen (keine Lohnumwandlung, kein Lohnverzicht, keine Verrechnung mit normalen Lohn oder Überstunden).

Wird der Bonus mehrfach pro Arbeitsverhältnis gezahlt?

Der Maximalbetrag von 3.000 € wird pro Arbeitsverhältnis gezahlt. Bei mehreren Arbeitsverhältnissen können pro Arbeitsverhältnis/Dienstverhältnis maximal 3.000 € gezahlt werden.

Kann ich bei Arbeitgeberwechsel die Prämie erneut erhalten?

Die Inflationsausgleichsprämie ist bei Wechsel des Arbeitsgebers erneut zahlbar.

Wie ist das Verhältnis der Inflationsausgleichsprämie zur Corona Prämie und dem Pflegebonus?

Die damalige Corona Sonderzahlung (maximal 1.500 €) und der Pflegebonus von 4.500 € werden nicht angerechnet.

Weitere Informationen zur Inflationsausgleichsprämie

Vertiefende Informationen zu dieser Variante der Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung finden Sie in diesem Blogartikel.

Pflegebonus: Bonus, Prämie, Sonderzahlung von maximal 4.500 € (bis 12/2022)

Der Pflegebonus ist eine Möglichkeit der Nettolohnoptimierung, die an Arbeitnehmer aus bestimmten Bereichen des Gesundheitswesens gezahlt werden kann. Als Arbeitnehmer können Sie den Arbeitgeber darauf hinweisen, dass es die Möglichkeit der Nettolohnoptimierung mit der Inflationsausgleichsprämie gibt. Als Arbeitgeber sparen Sie beim Einsatz der Inflationsausgleichsprämie die Arbeitgebernebenkosten.

Welche Voraussetzungen gibt es für den Pflegebonus?

  • Freiwillige Zahlung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer
  • Kein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers
  • Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (keine Lohnumwandlung, kein Lohnverzicht)
  • Die Zahlung erfolgt zur Anerkennung besonderer Leistungen während der Corona-Krise.
  • Nur bei bestimmten Arbeitgebern, die im Infektionsschutzgesetz genannt sind. Der Arbeitnehmer muss nur bei dem Arbeitgeber beschäftigt sein. Die Zahlung kann tätigkeitsunabhängig erfolgen. Auch Verwaltungskräfte dieses Arbeitgebers sind begünstigt.

Welche Arbeitgeber können den Pflegbonus zahlen?

  • Arzt-, Zahnarztpraxen
  • ambulante Pflegedienste
  • Krankenhäuser
  • Einrichtungen für ambulantes Operieren
  • Vorsorge-, Rehabilitations-, Dialyseeinrichtungen
  • Rettungsdienste
  • voll- oder teilstationäre Einrichtungen zur Betreuung und Unterbringung älterer, behinderter oder pflegebedürftiger Menschen

Alle anderen Arbeitgeber können nicht steuerfrei zahlen. 💡

Welche Vorteile hat der Pflegebonus für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

  • Beim Arbeitnehmer erfolgt die Auszahlung Brutto wie Netto ohne Abzüge (Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung).
  • Beim Arbeitgeber entfällt der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (Kostenersparnis).
  • Zahlungen sind auch an Minijobber, Aushilfen, geringfügig Beschäftigte neben den monatlich maximalen Betrag von 520 € (ab 10/2022, bis 9/2022 450 €) möglich.
  • bei Arbeitgeberwechsel mehrfach und erneut nutzbar

Welcher Zeitraum ist für den Pflegebonus begünstigt?

Zahlungszeitraum ist der 18.11.21-31.12.2022.

Welche Höhe darf der Pflegebonus maximal haben und welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es?

  • Maximal sind in der Summe 4.500 € je Arbeitgeber für den Arbeitnehmer zahlbar.
  • Der Pflegebonus ist als Zuschuss, Sachbezug, Einmalbetrag oder in mehreren Beträgen zahlbar.
  • Übersteigt die Summe der hierfür gezahlten Beträge den Betrag von 4.500 €, ist der übersteigende Betrag lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig. 💡

Wie ist das Verhältnis des Pflegebonus zur damaligen Corona-Sonderzahlung von 1.500 €?

Der Corona Pflegebonus geht der Steuerbefreiung für die Corona Sonderzahlung vor. D.h. sind Zahlungen der Corona Sonderzahlung in der Zeit vom 18.11.2021 – 31.3.2022 von den Einrichtungen an Arbeitnehmer gezahlt wurden, werden diese auf die 4.500 € beim demselben Arbeitgeber angerechnet und insoweit wird der maximal noch zahlbare Betrag des Corona Pflege Bonus gekürzt. Corona Sonderzahlungen aus der Zeit vom 1.3.20-17.11.21 werden nicht auf den Corona Pflege Bonus angerechnet.

Für alle anderen Zeiträume kann der Pflegebonus zusätzlich neben der früheren Corona Sonderzahlung von 1.500 € genutzt werden. Hat der Arbeitnehmer die 1.500 € Corona Sonderzahlung damals außerhalb des Zeitraumes 18.11.21-31.3.22 erhalten, kann er zusätzlich noch die 4.500 €  Pflegebonus vom selben Arbeitgeber erhalten.

Wie ist das Verhältnis der Inflationsausgleichsprämie und dem Pflegebonus?

Die Inflationsausgleichsprämie und der Pflegebonus von 4.500 € werden nicht angerechnet bzw. nicht verrechnet.

Weitere Informationen zum Pflegebonus

Vertiefende Informationen zu dieser Variante der Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung (Pflegebonus) finden Sie in diesem Blogartikel.

Tankgutschein, Warengutschein und Sachbezug für Arbeitnehmer (maximal 50 €)

Ein Arbeitgeber kann einem Arbeitnehmer monatlich einen Sachbezug (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) oder einen Gutschein neben dem Arbeitslohn gewähren (Nettolohnoptimierung). Häufig wird der Tankgutschein genutzt.

Welche Vorteile hat der Gutschein für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber?

  • Der Gutschein ist steuerfrei und sozialversicherungsfrei.
  • Der Arbeitnehmer erhält den Vorteil Brutto wie Netto ohne Abzüge (Nettolohnoptimierung/Entgeltoptimierung)
  • Der Arbeitgeber hat eine Kostenersparnis, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung entfällt.

Welche Voraussetzungen müssen für die steuerfreien Gutscheine/Sachbezüge vorliegen?

  • ab 1.1.2022 maximal 50 € pro Arbeitnehmer monatlich (maximal 44 € bis 31.12.2021). Der Betrag darf monatlich nicht überschritten werden.
  • Begünstigt ist der Erwerb von Sachen oder Dienstleistungen. Es muss ein Sachbezug ein Sachlohnvorliegen, Barlohn oder Geld ist nicht begünstigt.
  • Die Gewährung erfolgt zusätzlich zum Lohn/Gehalt (keine Lohnumwandlung, kein Lohnverzicht).
  • erforderliche Dokumentation der Aushändigung

Was ist nicht steuerfrei als Sachbezug, welche Gutscheine sind nicht begünstigt?

  • nachträgliche Kostenerstattungen, z.B. der Arbeitnehmer bezahlt, der Arbeitgeber erstattet nachträglich nach Vorlage des Beleges
  • Geldersatzmittel oder Möglichkeiten der Erstattung oder Auszahlung in Bargeld
  • Amazon Gutschein
  • Offene Zahlungssysteme, z.B. aufladbare Kreditkarten wie Visa – oder Master Card
  • Lohnumwandlung, Lohnverzicht

Was geht noch steuerfrei und sozialversicherungsfrei als Sachbezug oder welche Gutscheine sind beispielsweise begünstigt?

  • Gutscheine oder Geldkarten ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen ohne Möglichkeit der Gelderstattung in geschlossenen Systemen und Einlösung des Gutscheines nur direkt beim Herausgeber des Gutscheines
  • Steuerfreie begünstigte Beispiele: Aral Tankgutschein, Rewe Gutschein, Edeka Gutschein, Douglas Gutschein, monatlich aufladbare Tankkarte für den Arbeitnehmer oder tanken auf der Tankkarte des Arbeitgebers, die dieser bezahlt

Mehr Infos und Beispiele zum Tankgutschein zu dieser Variante der Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung auf unserer Internetseite im Blog.

Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte – Unterstützung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber, z.B. Fahrtkostenersatz, Fahrgeld, Pendlerpauschale, Jobticket

Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmer bei den Kosten der Fahrten Wohnung und Arbeitsstätte wie folgt unterstützen:

öffentliche Verkehrsmittel: Jobticket oder Überlassung des Jobtickets als Vorteil

  • Jobticket: Der Arbeitgeber kann steuerfreie, sozialversicherungsfreie Zuschüsse zu öffentlichen Verkehrsmitteln (Linienverkehr, Personennahverkehr) für Fahrten Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zahlen, die zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gezahlt werden. Der Arbeitnehmer erhält die Zahlungen Brutto wie Netto (Nettolohnoptimierung, Entgeltoptimierung). Für den Arbeitnehmer entfällt der Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherung und für den Arbeitgeber der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.
  • Alternativ kann der Arbeitgeber die Kosten übernehmen und der Arbeitnehmer den Vorteil unentgeltlich oder verbilligt nutzen, soweit der Vorteil, zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gezahlt wird. Auch bei diese Variante erhält der Arbeitnehmer die Zahlungen Brutto wie Netto (Nettolohnoptimierung, Entgeltoptimierung). Für den Arbeitnehmer entfällt der Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherung und für den Arbeitgeber der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.
  • Die vom Arbeitnehmer in der Steuererklärung absetzbaren Kosten, werden um die Zuschüsse des Arbeitgebers oder den Vorteil gekürzt.
  • Als 2. Alternative kann der Arbeitgeber das Jobticket pauschal mit 25 % versteuern. In dem Fall unterbleibt eine Anrechnung bei der Steuererklärung des Arbeitnehmers. Der Sozialversicherungsanteil entfällt für den Arbeitgeber und den Diese Variante ist günstig, wenn der Arbeitnehmer einen hohen Steuersatz hat.
  • Mehr zu diesem Thema der Entgeltoptimierung finden Sie in dem dazugehörigen Blogartikel hier.

Fahrtkostenerstattung, Fahrgeld für andere Fahrzeuge (z.B. PKW Pendlerpauschale)

  • Der Arbeitgeber kann Zuschüsse zahlen, die zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn gezahlt werden.
  • Die Entfernungspauschale wird für jeden Entfernungskilometer für jeden gefahrenen Arbeitstag gewährt (Pendlerpauschale).
  • Folgende Kosten können fahrzeugunabhängig vom Arbeitgeber maximal erstattet werden: vom 1. bis 20. Entfernungskilometer je km 0,30 €, ab dem 21. Entfernungskilometer je 0,38 €.
  • Die jährliche Entfernungspauschale wird bis max. 4.500 € gewährt. 💡 Ausnahme: Die Fahrten werden mit einem PKW zurückgelegt, dann kann der höhere Betrag erstattet werden.
  • Arbeitnehmer können die höheren Werbungskosten (Pendlerpauschale) auch durch einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung als Freibetrag im Lohnsteuerabzugsverfahren berücksichtigen lassen.
  • Statt dem Zuschuss kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auch verbilligt oder unentgeltlich befördern.
  • Der Arbeitgeber trägt die pauschale Lohnsteuer von 15 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer).
  • Der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung entfällt. Der Arbeitnehmer erhält den Vorteil Brutto wie Netto ohne Abzüge (Nettolohnoptimierung, Entgeltoptimierung).
  • Die vom Arbeitnehmer in der Steuererklärung absetzbaren Kosten werden um den Zuschuss oder den Vorteil gekürzt.
  • Mehr zu diesem Thema der Entgeltoptimierung finden Sie in dem dazugehörigen Blogartikel hier.

Fahrtkostenersatz, Fahrgeld bei doppelter Haushaltsführung

Die Anhebung der Pendlerpauschale gilt auch für Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung.

  • Folgende Kosten können fahrzeugunabhängig vom Arbeitgeber maximal steuerfrei für die einmalige wöchentliche Heimfahrt erstattet werden: vom 1. bis 20. Entfernungskilometer je km 0,30 €, ab dem 21. Entfernungskilometer je 0,38 €.
  • Die jährliche Entfernungspauschale wird bis max. 4.500 € gewährt. 💡 Ausnahme: Die Fahrten werden mit einem PKW zurückgelegt, dann kann der höhere Betrag erstattet werden.
  • Mehr zu diesem Thema der Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung finden Sie in dem dazugehörigen Blogartikel hier.

Monatlicher Tankgutschein bis maximal 50 €

Der Arbeitgeber kann einen Tankgutschein bis max. 50 € zusätzlich zum Arbeitslohn gewähren, soweit der monatliche Sachbezug / Gutschein dafür noch nicht ausgeschöpft ist.

Der Arbeitnehmer kann mehr Tage im Homeoffice arbeiten. Bei Homeoffice können beim Arbeitnehmer weniger Fahrtkosten angesetzt werden.

Näheres zu der Variante  des Tankgutscheines bei der Entgeltoptimierung können Sie hier nachlesen.

Arbeitgeberzuschuss zum Kindergartenbeitrag, Kindergrippe: höherer Arbeitnehmer-Nettolohn und Kosten sparen

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer einen Zuschuss für den Kindergartenbeitrag oder den Beitrag der Kindergrippe zahlen.

Welche Vorteile bestehen für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer?

  • Die Zahlungen sind beim Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, die Zahlungen sind Brutto wie Netto ohne Abzüge.
  • Der Arbeitgeber spart Kosten, der Anteil zur Sozialversicherung entfällt.
  • Die Zahlungen sind auch für geringfügig Beschäftigte/Minijobber neben den monatlich 520 € (ab 10/2022 bzw. 450 € monatlich bis 9/2022) möglich.

Welche Voraussetzungen müssen für den Kindergartenzuschuss vom Arbeitgeber gegeben sein?

  • Die Zahlungen erfolgen zusätzlich zum bisherigen Arbeitslohn (keine Lohnumwandlung, kein Lohnverzicht).
  • Die Kosten fallen beim Arbeitnehmer für sein nicht schulpflichtiges Kind an.
  • Der Nachweis der Kosten erfolgt durch Originalbelege, z.B. Gebührenbescheid, Rechnung.

Für welche Kinder kann der Zuschuss gezahlt werden?

  • Für ein nicht schulpflichtiges Kind
  • Auch für Kinder, die schulpflichtig sind, die mangels Schulreife vom Schulbesuch zurückgestellt sind oder die noch nicht eingeschult sind, werden ebenfalls dafür berücksichtigt.

Was ist vom Arbeitgeber bezuschussbar?

  • Unterbringung, Verpflegung
  • Betreuung im Kindergarten, in der Kinderkrippe, bei Tagesmüttern, Wochenmütter
  • Ganztagespflegestellen oder ähnlichen Einrichtungen
  • Es ist auch die Zahlung nur für den Verpflegungszuschuss möglich.
  • Der Zuschuss ist der Höhe nach nicht begrenzt, soweit alle Voraussetzungen vorliegen.

Was ist nicht für den Kindergartenzuschuss begünstigt?

  • Betreuung des Kindes im Haushalt des Arbeitnehmers, z.B. Kindermädchen
  • Zuschüsse für schulpflichtige Kinder
  • Zuschüsse zum Unterricht der Kinder

Weitere vertiefende Informationen zur Nettolohnoptimierung des Kindergartenzuschusses

Vertiefende Informationen zur Entgeltoptimierung finden Sie in diesem Blogartikel.

Erholungsbeihilfe: höherer Arbeitnehmer-Nettolohn und Arbeitgeber Kostenersparnis

Erholungsbeihilfen sind Zahlungen des Arbeitgebers an die Arbeitnehmer zur Erholung des Arbeitnehmers, des Arbeitnehmerehegatten oder dessen Kinder.

Maximal können 156 € pro Arbeitnehmer, 104 € für den Ehegatten und 52 € für jedes kindergeldberechtigte Kind im Jahr gezahlt werden. Für nicht kindergeldberechtigte Kinder kann keine Erholungsbeihilfe gezahlt werden

Bei einer Familie mit 3 Kindern kann daher in der Summe 416 € Erholungsbeihilfe im Jahr gezahlt werden.

Das Geld darf nur in zeitlicher Nähe zum Urlaub des Arbeitnehmers gezahlt werden, also 3 Monate vorher oder 3 Monate nach dem Urlaub des Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer muss bestätigen, das Geld für Erholungszwecke zu nutzen.

Bei neuen Arbeitnehmern kann die Erholungsbeihilfe sofort im Gehaltsgefüge mitberücksichtigt werden. Die Erholungsbeihilfe kann auch für geringfügig Beschäftigte/Aushilfen bzw. Minijobber gezahlt werden.

Der Arbeitgeber kann die Erholungsbeihilfe pauschal mit 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuern und kann dadurch das Nettogehalt des Arbeitnehmers erhöhen. Der Arbeitergeberanteil zur Sozialversicherung entfällt.

Der Vorteil besteht darin, dass der Arbeitnehmer keine Steuern zahlt, er bekommt die Zahlung also Brutto wie Netto (Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung) und es werden keine Sozialversicherungsbeiträge und Steuern darauf einbehalten.

Beispiel: Eine Familie mit 3 Kindern erhält als maximale Summe 416 €  (Arbeitnehmer 156 €, Ehegatte 104 €, Kinder 3 * 52 €). Der Arbeitnehmer erhält 416 € ohne Abzüge. Inklusive Arbeitgebernebenkosten hat der Arbeitgeber Kosten von ca. 530 €.

Vertiefende Informationen zur Entgeltoptimierung mit der Erholungsbeihilfe finden Sie in diesem Blogartikel.

Überlassung eines Fahrrades/E-Bikes bzw. Dienstrades an den Arbeitnehmer und als Arbeitgeber Kosten sparen

Die Überlassung eines Rades ist eine attraktive Möglichkeit der Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Der Arbeitgeber stärkt in Zeiten des Fachkräftemangels die Zufriedenheit der Arbeitnehmer und spart gleichzeitig Arbeitgebernebenkosten. Als Arbeitnehmer kann man mit dem Arbeitgeber vereinbaren, dass zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn das Rad überlassen wird und der Arbeitnehmer erhält mehr Netto vom Brutto durch die kostenlose Nutzung des Dienstrades.

Ist eine berufliche oder dienstliche Nutzung durch den Arbeitnehmer notwendig?

Eine berufliche Nutzung durch den Arbeitnehmer ist nicht erforderlich, eine komplette Privatnutzung ist möglich.

Wem gehört das Fahrrad bei dieser Variante der Nettolohnoptimierung?

Die Regelung gilt nur für die Überlassung des Fahrrades nicht für die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung des Rades (andere Variante der Nettolohnoptimierung). Das Fahrrad gehört dem Arbeitgeber und nicht dem Arbeitnehmer.

Welche Fahrräder bzw. Diensträder sind bei für die Nettolohnoptimierung begünstigt?

Diese Regelung gilt z.B. für:

  • Fahrräder
  • Pedelecs, Elektrofahrräder, E-Bikes, Elektro-Bikes
  • Mountainbikes, E-Mountainbikes
  • Rennräder
  • Diensträder

Welche Voraussetzungen gibt es bei der Nettolohnoptimierung der Überlassung des Dienstrades?

  • Das Rad darf verkehrsrechtlich nicht als Kfz eingestuft sein (keine Kfz-Zulassung, kein Kennzeichen).
  • Die Überlassung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (keine Lohnumwandlung, kein Lohnverzicht) erfolgen.

Welchen Vorteil hat die Nettolohnoptimierung der Überlassung des Rades für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?

  • Die Überlassung ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
  • Der Arbeitnehmer erhält die Überlassung (Vorteil der Nutzung des Rades) Brutto wie Netto (Nettolohnoptimierung), d.h. keine Abzüge für Lohnsteuer und Sozialversicherung.
  • Der Arbeitgeber spart Kosten, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung entfällt.
  • Eine Überlassung des Fahrrades ist auch an geringfügig Beschäftigte (Minijobber) neben den maximal 520 € monatlich (ab 10/2022, 450 € bis 9/2022 monatlich) möglich.

Was passiert bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Wird das Arbeitsverhältnis beendet, ist das Rad an den Arbeitgeber zurückzugeben oder mit dem Zeitwert zu versteuern. Siehe dazu den Punkt Übereignung eines Fahrrades/E-Bikes an den Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer kann das Fahrrad auch vom Arbeitgeber kaufen.

Weitere vertiefende Informationen zur Nettolohnoptimierung der Überlassung des Rades

Vertiefende Informationen zu dieser Variante der Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung finden Sie in diesem Blogartikel.

unentgeltliche oder verbilligte Übereignung eines Fahrrades/E-Bikes an den Arbeitnehmer und Kosten als Arbeitgeber sparen

Die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung eines Dienstfahrrades, E-Bikes oder Elektrofahrrades ist attraktiv und interessant für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer erhält mehr Netto vom Brutto durch den Vorteil der Übereignung (Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung). Gleichzeitig stärkt der Arbeitgeber in Zeiten des Fachkräftemangels die Zufriedenheit der Arbeitnehmer.

Als Arbeitnehmer kann man mit dem Arbeitgeber vereinbaren, dass zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn das Rad unentgeltlich oder verbilligt übereignet wird, um mehr Netto vom Brutto zu erhalten (Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung). Im Vergleich zur klassischen Lohnerhöhung spart der Arbeitgeber Kosten.

Welche Vorteile gibt es bei unentgeltlicher oder verbilligter Übereignung für den Arbeitgeber und den Arbeitnehmer?

  • Die Versteuerung des geldwerten Vorteils (unentgeltliche oder verbilligte Übereignung ) erfolgt mit 25 % pauschal im Lohn.
  • Der Vorteil ist für Arbeitgeber und Arbeitnehmer beitragsfrei in der Sozialversicherung. Beim Arbeitnehmer und beim Arbeitgeber fällt keine Sozialversicherung an. Der Arbeitnehmer spart die Sozialversicherung und erhält mehr Netto vom Brutto (Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung). Der Arbeitgeber spart den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und spart daher Kosten. (Kostenersparnis).

Welche Voraussetzungen gibt es bei der Nettolohnoptimierung der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung des Fahrrades / E-Bikes?

  • Die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn (kein Lohnverzicht, keine Lohnumwandlung) erfolgen.
  • Das Rad darf verkehrsrechtlich nicht als Kfz eingestuft (keine Kfz-Zulassung, kein Kennzeichen) sein.

Welche Fahrräder bzw. E-Bikes sind bei für die Nettolohnoptimierung begünstigt?

Diese Regelung gilt z.B. für:

  • Fahrräder
  • Pedelecs, Elektrofahrräder, E-Bikes, Elektro-Bikes
  • Mountainbikes, E-Mountainbikes
  • Rennräder
  • Diensträder

Weitere vertiefende Informationen zur Nettolohnoptimierung der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung des Rades

Vertiefende Informationen zu dieser Variante der Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung finden Sie in diesem Blogartikel.

Elektro-Fahrzeuge – Ladestrom und Ladevorrichtung, was ist als Nettolohnoptimierung möglich?

Überlassung von Ladestrom (Aufladung) und Übereignung von Ladevorrichtungen vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer einige Vorteile rund um den E-Bereich der Elektromobilität steuerfrei oder lohnsteuerpauschaliert zuwenden.  Der Arbeitgeber spart Kosten gegenüber der normalen Bruttolohnzahlung, da der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung entfällt und weil für die gleiche Nettozahlung an den Arbeitnehmer durch die begünstigten Vorteile im Elektro-Mobilitätsbereich weniger Kosten aufgewendet werden müssen. Vertiefende Informationen rund um den E-Bereich der Elektromobilität finden Sie in diesem Blogartikel.

Welche Vorteile hat diese Möglichkeit der Nettolohnoptimierung für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber?

  • Der Vorteil ist sozialversicherungsfrei, d.h. die Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung entfallen.
  • Die Vorteile sind steuerfrei oder können lohnsteuerpauschaliert
  • Der Arbeitnehmer erhält den Vorteil Brutto wie netto ohne Abzüge (Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung).

Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein?

Der Vorteil wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt (kein Gehaltsverzicht, keine Gehaltsumwandlung).

Aufladung an der festen Einrichtung des Arbeitgebers: Steuerfreie elektrische Aufladung des Elektrofahrzeuges, Hybridelektrofahrzeuges oder E-Bikes des Arbeitnehmers an der Einrichtung des Arbeitgebers

  • Die Steuerbefreiung gilt für ein vom Arbeitgeber überlassenes Fahrzeug oder für ein privates Fahrzeug des Arbeitnehmers.
  • Die Anzahl der Kraftfahrzeuge ist nicht begrenzt.
  • Die Aufladung ist nicht auf einen Höchstbetrag begrenzt.
  • Nicht steuerbefreit ist die Aufladung bei einem Dritten.
  • Mehr Information zur Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung gibt es in dem Blogbeitrag.

Steuerfreie private Überlassung und Nutzung der betrieblichen Ladevorrichtung des Arbeitgebers

Die Steuerfreiheit gilt für private Zwecke, für die private Nutzung des Arbeitnehmers. Die Steuerfreiheit gilt nicht für die Übereignung, das ist eine andere Variante der Nettolohnoptimierung. Mehr Information gibt es in dem Blogbeitrag.

25 % pauschale Lohnsteuer für die Übereignung und Zuschüsse vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer sowie die private Nutzung einer elektrischen Ladevorrichtung durch den Arbeitnehmer

Die Möglichkeit der Lohnsteuerpauschalierung gilt für folgende Fälle:

  • für die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung einer elektrischen Ladevorrichtung durch den Arbeitgeber
  • für Zuschüsse oder Kostenübernahmen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer für den Erwerb und die Nutzung einer privaten elektrischen Ladevorrichtung

Der Arbeitgeber versteuert pauschal mit 25 % Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Der Vorteil ist sozialversicherungsfrei.

Der Arbeitgeber muss die Nachweise als Belege zum Lohnkonto aufbewahren.

Weitere vertiefende Informationen zur Nettolohnoptimierung bei E – Ladestrom und E – Ladevorrichtung

Vertiefende Informationen zu dieser Variante der Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung gibt es in dem Blogbeitrag.

Durch den Zuschuss zur Internetnutzung den Arbeitnehmern mehr Nettolohn zahlen

Arbeitgeber können Ihren Arbeitnehmern einen Zuschuss zur privaten Internetnutzung des Arbeitnehmers zahlen.

Worin besteht der Vorteil des Internetzuschusses für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber?

Der große Vorteil für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber besteht darin, dass keine Sozialversicherungsbeiträge auf den Zuschuss zu zahlen sind und der Arbeitnehmer spart die Lohnsteuer. Der Arbeitnehmer erhält den Lohn daher Brutto wie Netto ohne Abzüge (Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung).

Es spielt dabei keine Rolle, wie der Arbeitnehmer das Internet nutzt. Er kann das Internet zu 100 % privat nutzen. Eine berufliche Nutzung ist nicht erforderlich.

Die entstehenden Arbeitgeberkosten halten sich in Grenzen. Der Arbeitgeber spart für den Internetzuschuss den Sozialversicherungsanteil. Für den Internetzuschuss muss der Arbeitgeber pauschal 25 % Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zahlen.

Es ist eine gute Möglichkeit für den Arbeitgeber, in Zeiten des Fachkräftemangels die Zufriedenheit der Arbeitnehmer zu Stärken.

Welche Voraussetzungen gibt es und wie hoch kann der Zuschuss zur Internetnutzung maximal sein?

  • Dem Arbeitnehmer müssen Kosten für die private Internetnutzung entstehen. Als Zuschuss kann bis zu 50 € im Monat gezahlt werden.
  • Der Arbeitnehmer muss eine Erklärung gegenüber dem Arbeitgeber abgeben, dass er einen privaten Internetzugang besitzt und monatliche Kosten mindestens in der Höhe des gezahlten Zuschusses anfallen.
  • Der Zuschuss muss zusätzlich zum bisher geschuldeten Arbeitslohn gezahlt werden. Eine Umwandlung des bisherigen Lohnes ist leider nicht möglich. Also als Arbeitnehmer oder als Arbeitgeber, z. B. statt der nächsten Gehaltserhöhung zusätzlich die Zahlung des Internetzuschusses vorschlagen.

Weitere vertiefende Informationen zur Nettolohnoptimierung des Internetzuschusses

Weitere Details, ein Beispiel mit Berechnung des Vorteils sowie ein Muster der Erklärung des Arbeitnehmers für den Zuschuss zur Internetnutzung sowie weitere vertiefende Informationen finden Sie in diesem Blogartikel.

Nettogehaltsteigerung durch Computerüberlassung, Überlassung von Laptops durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer einen betrieblichen Computer oder Laptop zu dessen privater Nutzung steuerfrei und sozialversicherungsfrei ohne Abzüge zu überlassen.

Der Computer kann zu 100 % privat vom Arbeitnehmer genutzt werden. Der Arbeitnehmer braucht in der Folge keinen Computer privat erwerben und erhält insgesamt effektiv mehr Nettolohn durch die Überlassung des Computers (Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung).

Gleichzeitig spart der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge – eine weitere klassische Win-Win-Situation.

In einem bereits bestehenden Arbeitsverhältnis muss die Überlassung zusätzlich zum ohnehin vereinbarten Arbeitsentgelt erfolgen.

Der Computer gehört weiterhin dem Arbeitgeber, nicht dem Arbeitnehmer. Er ist dem Arbeitnehmer nur überlassen, nicht geschenkt. Die Übereignung des Computers ist eine andere Variante der Nettogehaltsoptimierung bzw. Entgeltoptimierung.

Vertiefende Informationen finden Sie in diesem Blogartikel.

Durch die Überlassung eines Handys die Arbeitnehmer mit mehr Nettolohn erfreuen und als Arbeitgeber Kosten sparen

Arbeitgeber können Ihren Arbeitnehmern ein betriebliches Handy mit Vertrag zur privaten Nutzung überlassen. Der Arbeitnehmer kann das Handy zu 100 % privat nutzen. Der Vertrag wird vom Arbeitgeber abgeschlossen. Damit die Kosten kalkulierbar bleiben, empfehlen wir Verträge mit Flat zu nutzen. Der große Vorteil besteht für den Arbeitnehmer darin, dass er keine Lohnsteuer und keine Sozialversicherungsbeiträge auf die Überlassung zahlen muss und mehr Netto erhält (keine Abzüge aufgrund des Vorteiles).

Der Arbeitgeber spart den Sozialversicherungsanteil. Nutzen Sie als Arbeitgeber die legale Möglichkeit dem Arbeitnehmer mehr Netto zukommen zu lassen und gleichzeitig Kosten zu sparen.

Als Arbeitnehmer können Sie dem Arbeitgeber vorschlagen ein Handy mit Vertrag gestellt zu bekommen. Dadurch kann das Netto erhöht werden.

Da der Arbeitgeber Besitzer des Handys ist, muss bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, das Telefon an den Arbeitgeber zurückgegeben werden. Soll der Arbeitnehmer das Telefon behalten, müsste es dann mit dem Zeitwert versteuert werden oder pauschalversteuert werden. Die pauschalversteuerte Variante finden Sie hier.

Vertiefende Informationen zur Überlassung des Handys vom Arbeitgeber und Beispielsberechnungen finden Sie in diesem Blogartikel.

Homeoffice: Was kann der Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten/übernehmen?

Folgende Kosten können erstattet, direkt bezahlt, vom Arbeitgeber angeschafft und dem Arbeitnehmer überlassen oder übereignet werden:

  • Einrichtung, EDV und Arbeitsmitteln soweit keine Privatnutzung des Arbeitnehmers erfolgt. Die Sachen gehören dem Arbeitgeber. Erfolgt eine Privatnutzung liegt steuer-, sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor. Die private Mitbenutzung von betrieblichen Telekommunikations-, Datenverarbeitungsgeräten, z.B. Telefon, Handy, Computer, Software ist steuerfrei (§ 3 Nr. 45 EStG). Der Arbeitnehmer kann die Arbeitsmittel auch selbst anschaffen. Wenn eine private Mitbenutzung durch den Arbeitnehmer ausgeschlossen ist, kann der Arbeitgeber die Kosten als steuerfreien Ersatz erstatten (gem. § 3 Nr. 50 EStG). In dem Fall gehören die Sachen dann auch dem Arbeitgeber und nicht dem Arbeitnehmer.
  • Nachgewiesene berufliche Internetkosten des Arbeitnehmers
  • Bei Privatnutzung des Internets durch den Arbeitnehmer ein nachgewiesener Betrag bis monatlich 50 € bei Zahlung zusätzlich zum bisherigen Gehalt möglich (keine Lohnumwandlung, kein Gehaltsverzicht). Der Arbeitgeber trägt die Pauschalsteuer von 25% zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Der Arbeitnehmer erhält die Beträge Netto wie Brutto ohne Abzüge.
  • nachgewiesene berufliche Telefonkosten des Arbeitnehmers, die vom Arbeitnehmer getragen wurden (steuerfreier Kostenersatz). Die Nachweise sind dem Arbeitgeber einzureichen.
  • steuerfreie und sozialversicherungsfreie Überlassung von Telefon, Handy, Handyvertrag oder Telefonvertrag durch den Arbeitgeber (auch bei 100% Privatnutzung des Arbeitnehmers). Eine berufliche Nutzung durch den Arbeitnehmer ist nicht erforderlich. Das Telefon, die Verträge gehören dem Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer hat keine Abzüge. Nähere Infos sind hier zu finden.
  • Steuerfreie und sozialversicherungsfreie Überlassung von Computer, Zubehör und Software durch den Arbeitgeber, die der Arbeitgeber anschafft (auch bei 100% Privatnutzung des Arbeitnehmers). Die Überlassung erhält der Arbeitnehmer Netto wie Brutto ohne Abzüge. In dem Fall gehört der Computer weiterhin dem Arbeitgeber.
  • Übereignung oder verbilligte Übertragung von PCs, Computer, Telefone, Handys, Datenverarbeitungsgeräten und Zubehör vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer, die dem Arbeitgeber gehören, soweit diese zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden. Der Arbeitgeber zahlt dafür eine Pauschalsteuer von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Der Arbeitnehmer erhält diese Brutto wie Netto.
  • Die Erstattung der Homeoffice-Pauschale (5 €/Tag bis 2022, bzw. 6 €/Tag ab 2023 ff.) vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer ist nicht steuer- und sozialversicherungsfrei möglich.

Vertiefende Informationen finden Sie in diesem Blogartikel.

Übernahme von beruflichen Fortbildungskosten

Soweit die Kostentragung im überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers ist, liegt kein Arbeitslohn vor und der Arbeitgeber kann die Fortbildungskosten tragen ohne zusätzliche Arbeitgebernebenkosten. Ein überwiegendes betriebliches Interesse ist gegeben, soweit z.B. die Einsatzfähigkeit im Betrieb erhalten oder erhöht wird.

Aufmerksamkeiten und Geschenke (Sachzuwendungen) an Arbeitnehmer

Beim Arbeitnehmer gehören Geschenke i. d. R. zum steuerpflichtigen und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Sachleistungen sind dabei mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort als geldwerter Vorteil der Lohnsteuer zu unterwerfen.
In besonderen Fällen ist eine Lohnsteuerpauschalierung mit 25 % bzw. mit 30 %, bzw. die Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG möglich. Auch bei der Pauschalierung können Sozialversicherungsbeiträge anfallen (vergleiche die anderen Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung/Entgeltoptimierung).
Geldgeschenke unterliegen dabei stets der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. Dies gilt grundsätzlich auch für Sachzuwendungen. Allerdings können Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer in bestimmten Fällen lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sein.

Steuerfreie und sozialversicherungsfrei sind Sachgeschenke als Aufmerksamkeit für persönliche Anlässe bis 60 € brutto pro persönlichem Anlass des Arbeitnehmers. Was eine Aufmerksamkeit ist, können Sie hier nachlesen.

Steuerfreie und sozialversicherungsfrei sind Tankgutscheine, Warengutscheine und Sachbezüge für Arbeitnehmer bis maximal 50 € monatlich. Näheres finden Sie hier dazu.

Sind Sachzuwendungen weder als Aufmerksamkeit noch aus Anlass einer Betriebsveranstaltung sozialversicherungs- und steuerfrei, sind diese kein steuerpflichtiger Arbeitslohn beim Arbeitnehmer, solange die Summe aller Sachbezüge je Monat € 50,00 (ab 2022, bis 31.12.21 44 €) nicht überschreitet.

Arbeitgeber können Sachzuwendungen (Sachgeschenke) an Arbeitnehmer, die zusätzlich zum Arbeitslohn erbracht werden, bis zu einer Höhe von insgesamt 10.000 € brutto jährlich pro Arbeitnehmer pauschal mit 30 % versteuern (zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). In diesem Fall bleiben sie beim Arbeitnehmer bei der Einkommensteuer außer Ansatz.

Wichtig ist, dass das Wahlrecht zur Pauschalierung für alle in einem Wirtschaftsjahr getätigten Geschenke an alle Arbeitnehmer einheitlich ausgeübt wird (§ 37b Abs. 2 EStG).

D. h. der Arbeitgeber steht vor der Entscheidung, alle oder keine Geschenke bzw. Zuwendungen an an eigene Arbeitnehmer pauschal zu versteuern. Eine bewusste Auswahl bestimmter Arbeitnehmer ist dagegen unzulässig.
Die Pauschalsteuer ist buchhalterisch wie Lohnsteuer zu behandeln, vom Arbeitgeber anzumelden und abzuführen. Die Pauschalsteuer für Zuwendungen an eigene Arbeitnehmer ist  grundsätzlich immer beim Arbeitgeber als Betriebsausgabe abziehbar.

Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer: Was ist steuerfrei, steuerpflichtig, welche Nebenkosten fallen beim Arbeitgeber an?

Beim Schenken von Weihnachtsgeschenken (Sachgeschenke) an Arbeitnehmer gibt es einiges zu beachten. Oft müssen Arbeitgeber noch Nebenkosten auf die Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer zahlen.

Behandlung der Weihnachtsgeschenke beim Arbeitgeber – Betriebsausgaben

Die Kosten der Weihnachtsgeschenke und evtl. anfallenden Arbeitgebernebenkosten sind als Betriebsausgaben beim Arbeitgeber steuerlich voll als Betriebsausgaben abzugsfähig.

Pauschalsteuer auf die Geschenke

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit Sachgeschenke bis 10.000 € pro Jahr und Arbeitnehmer mit 30 % Steuer pauschal zzgl. Solidaritätszuschlag und ggfs. Kirchensteuer zu versteuern, damit der Arbeitnehmer das Geschenk nicht als Arbeitslohn versteuern muss.

Steuerliche Behandlung der Weihnachtsgeschenke beim Arbeitnehmer

Schenkt der Arbeitgeber Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer, hängt die steuerliche Behandlung beim Arbeitnehmer davon ab, ob die Sachbezug-Freigrenze von 50 € im Monat der Schenkung (44 € bis 2021) schon ausgeschöpft ist oder nicht.

  • Geschenke bis 50 € brutto pro Arbeitnehmer im Monat (bis 44 € brutto in 2021 pro Arbeitnehmer im Monat) und die Anwendung der 50 € Freigrenze ist noch nicht beim Arbeitnehmer in dem Monat ausgeschöpft:  Das Geschenk ist beim Arbeitnehmer steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitnehmer erhält das Geschenk Netto wie Brutto ohne Abzüge. Es fällt keine Pauschalsteuer und keine Sozialversicherung an. Der Arbeitgeber hat keine Nebenkosten.
  • Hat der Arbeitnehmer die 50 € Freigrenze schon ausgeschöpft (z.B. weil er einen monatlichen Tankgutschein hat) oder das Geschenk überschreitet 50 € brutto, fällt die pauschale Steuer und Sozialversicherung an. Welche verschiedenen Varianten hier möglich sind, finden Sie hier im Blog.

Weihnachtsgeschenke auf der Weihnachtsfeier

Bei Ausgabe des Geschenkes (max. brutto 60 € pro Arbeitnehmer) auf der Weihnachtsfeier zählt dieses zu dem € 110-Freibetrag. Sofern die Kosten für die Weihnachtsfeier plus Weihnachtsgeschenk auf der Feier unter € 110 pro Arbeitnehmer liegen, ist das Geschenk und die Weihnachtsfeier steuer- und sozialversicherungsfrei. Dadurch kann der Arbeitgeber dem Mitarbeiter ein Geschenk steuerfrei und sozialversicherungsfrei schenken, auch wenn der monatliche Sachbezug beim Arbeitnehmer bereits oder fast ausgeschöpft ist.

Vertiefende Informationen zur Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung  zu dieser Möglichkeit finden Sie in diesem Blogartikel.

Weihnachtsfeier  – Nettolohnoptimierung der Feier und der Geschenke auf der Feier

Die Feier wird lohnsteuerfrei, sozialversicherungsfrei behandelt wenn:

  • der Freibetrag von max. 110 € brutto (inkl. Umsatzsteuer bei Vorsteuerabzug) pro betrieblicher Veranstaltung und Arbeitnehmer nicht überschritten wird und 💡
  • soweit nicht mehr als 2 begünstigte Betriebsveranstaltungen pro Jahr durchgeführt wurden
  • Kosten der Begleitpersonen des Arbeitnehmers (z.B. Ehegatte, Kinder) werden beim jeweiligen Arbeitnehmer auf den Betrag von 110 € mit angerechnet. Sie haben keinen eigenen Freibetrag.
  • Die Teilnahme muss allen Arbeitnehmern oder der Organisationseinheit des Betriebes (z. B. Abteilung) offen stehen.

Berechnung und übliche Kosten

  • Speisen & Getränke
  • Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Raummiete
  • Tabakwaren, Süßigkeiten
  • Eintrittskarten
  • Künstler, Musik, Rahmenprogramm
  • Geschenke im Rahmen der Betriebsveranstaltung
  • Alle Bruttokosten sind durch die Teilnehmeranzahl zu rechnen.

Die Feier ist lohnsteuerpflichtig:

  • bei Überschreitung von 110 € pro Veranstaltung und Arbeitnehmer (110 € bleiben steuerfrei, der Betrag darüber ist steuerpflichtig)
  • Mehr als 2 begünstigte Betriebsveranstaltungen im Jahr (2 bleiben steuerfrei, ab der 3. ff Veranstaltung steuerpflichtig)

Anfallende Steuer

  • Wahlrecht des Arbeitgebers pauschale Versteuerung mit 25 % Lohnsteuer auf den steuerpflichtigen Teil zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer oder
  • Individuelle Versteuerung beim Arbeitnehmer

Achtung Falle Sozialversicherung und Frist

  • Die steuerfreien Beträge (max. 110 €) sind sozialversicherungsfrei.
  • Sozialversicherungsfreiheit für den steuerpflichtigen Teil über 110 €, soweit die Lohnsteuerpauschalierung bis 28.2. des Folgejahres erfolgt ist (für 2022 bis zum 28.02.23).
  • Erfolgt die Pauschalierung erst nach dem 28.2. des Folgejahres (Frist) oder erfolgt diese nicht, besteht Sozialversicherungspflicht für den steuerpflichtigen Teil.
  • Reichen Sie die Belege rechtzeitig dem Steuerberater zur Pauschalierung ein.

Nachweise

Die Namen, Anzahl der Teilnehmer sind für die Steuerfreiheit aufzuzeichnen. 

Vertiefende Informationen finden Sie in diesem Blogartikel.

Weitere bezuschussbare Kinderbetreuungskosten durch den Arbeitgeber (Kindernotbetreuung)

Es gibt weitere lohnsteuerfreie und sozialversicherungsfreie Möglichkeiten der Übernahme von Kinderbetreuungskosten durch den Arbeitgeber (§ 3 Nr. 34a EStG).

Die nachfolgenden Möglichkeiten bestehen soweit die Zahlungen für zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden (keine Lohnumwandlung, kein Lohnverzicht).

Vermittlungskosten und Beratungskosten

Der Arbeitgeber kann an ihn erbrachte Leistungen bezahlen für Vermittlungskosten und Beratungskosten an ein Dienstleistungsunternehmen, das den Arbeitnehmer hinsichtlich der Betreuung von Kindern berät oder hierfür Betreuungspersonen vermittelt

Die Höhe der Beratungskosten oder Vermittlungskosten ist für diese Steuerbefreiung nicht begrenzt.

Leistungen zur kurzfristigen und zeitlich befristeten Betreuung für Kinder bis 14 Jahre (meist ein Ausnahmefall)

Diese Regelung gilt für kindergeldberechtigten Kindern bis 14. Jahre. Die Betreuung muss aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig sein, auch wenn sie im privaten Haushalt des Arbeitnehmers stattfindet. Maximal sind im Kalenderjahr 600 € begünstigt.

Beispiele: kurzfristige Erkrankung des Kindes, zwingende Leistung von Überstunden, auswärtiger Arbeitseinsatz, dienstlich veranlasste Fortbildungsmaßnahmen.

Zahlungen bzw. Zuschüsse des Arbeitgebers für die Notbetreuung während der üblichen Arbeitszeit des Arbeitnehmers, weil z.B. eine Betreuungsperson erkrankt ist, sind dagegen nicht steuerfrei.

Zusammenfassung zur Entgeltoptimierung

Bei der Nettolohnoptimierung werden Lohnbestandteile dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber gezahlt, die meist ganz oder teilweise nicht steuerbar oder sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei sind und / oder vom Arbeitgeber auch pauschal versteuert werden. Der Arbeitnehmer erhält mehr Netto ausgezahlt und hat einen geringeren Bruttolohn. Oft ist Voraussetzung, dass diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gezahlt werden (keine Lohnumwandlung, kein Lohnverzicht). Die vielen Möglichkeiten der Nettolohnoptimierung bzw. Entgeltoptimierung werden in der Praxis noch zu selten genutzt. Durch die Optimierung der Gehaltszahlungen und Sonderzahlungen können Arbeitnehmer und Arbeitgeber profitieren und der Arbeitgeber spart häufig sogar noch Kosten. In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Mitarbeiterbindung gestärkt.

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Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax aus Göttingen

Vesting & Partner – Steuerberater für Ärzte und Apotheker in Göttingen

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