Überlassung eines Dienstfahrrades (E-Bike/Fahrrad) an den Arbeitnehmer und als Arbeitgeber Kosten sparen (Nettolohnoptimierung – mehr Netto vom Brutto)

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Wenn das Wetter schön ist, sehnen sich viele Menschen nach Aktivitäten an der frischen Luft. Die Überlassung eines Dienstfahrrades, kann eine tolle Lösung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sein. Hierüber wollen wir in dieser Folge sprechen.

Ist eine betriebliche Nutzung des Fahrrads erforderlich?

Wird dem Arbeitnehmer aufgrund des Beschäftigungsverhältnisses ein Fahrrad oder Elektrofahrrad zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt, ist eine berufliche oder dienstliche Nutzung des Dienstfahrrades nicht erforderlich.

Werden alle an Arbeitnehmer überlassenen Fahrräder gleich behandelt oder gibt es Unterschiede in der steuerlichen Behandlung?

Folgende Unterteilung wird bei der Überlassung von Fahrrädern, Pedelecs, E-Bikes bzw. Elektrofahrrädern ab 1.1.2020 vorgenommen:

  1. Normale Fahrräder ohne Elektroantrieb, Pedelecs und Elektrofahrräder ohne Kfz-Zulassung werden verkehrsrechtlich als Fahrrad eingestuft. Diese haben kein Kfz-Kennzeichen und sind nicht versicherungspflichtig.
  2. Elektrofahrräder und S-Pedelecs mit Zulassung und Kfz-Kennzeichen werden als Kfz eingeordnet

Weiterhin wird die Überlassung des Fahrrads zusätzlich zum ohnehin bisher geschuldeten Arbeitslohn anders behandelt als die Lohnumwandlung.

Die am häufigsten verwendete Variante in der Praxis ist die 1. Variante, also zusätzlich zum ohnehin bisher geschuldeten Arbeitslohn wird ein Fahrrad ohne Kfz-Zulassung vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer überlassen.

Behandlung der Überlassung eines Dienstfahrrades (Fahrräder und Elektrofahrräder) ohne Kfz-Zulassung ab dem 01.01.2020 an Arbeitnehmer bei zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn

Wird dem Arbeitnehmer ein Fahrrad oder Elektrofahrrad ohne Kfz-Zulassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber überlassen, fallen keine Abzüge für Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Der Arbeitnehmer erhält das Fahrrad Brutto wie Netto ohne Abzüge überlassen. Dies ist eine tolle Möglichkeit das Gehalt des Arbeitnehmers zu erhöhen, ohne dass weitere Arbeitgeberkosten anfallen. Der Arbeitgeber spart ebenfalls rund 20 % der Sozialversicherungsbeiträge beim Arbeitgeberanteil.

Kann bei dieser Variante die Überlassung eines Dienstfahrrades auch an geringfügig Beschäftigte (Aushilfen, Minijobbern) und Teilzeitkräften vorgenommen werden?

Ein Fahrrad ohne Kfz-Zulassung kann jedem Arbeitnehmer überlassen werden, also auch an geringfügig Beschäftigte (Minijobber bzw. Aushilfen). Da das Fahrrad bei dieser Variante steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen wird, werden im Monat die 450,00 € nicht überschritten. Also auch hier eine tolle Möglichkeit dem Minijobber etwas zusätzlich zum Arbeitslohn zukommen zu lassen.

Behandlung der Überlassung eines Dienstfahrrades und Elektrofahrrads ohne Kfz-Zulassung ab dem 01.01.2020 an Arbeitnehmer bei Lohnumwandlung

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Elektrofahrrad ohne Kfz-Zulassung im Rahmen einer Entgeltumwandlung, ist der geldwerte Vorteil monatlich mit 1 % des geviertelten auf volle Hundert Euro abgerundeten Bruttolistenpreises vom Arbeitnehmer zu versteuern und in der Sozialversicherung zu verbeitragen. Hier würden ebenfalls Sozialversicherungsbeiträge in allen vier Zweigen der Sozialversicherung für den Arbeitgeber anfallen. Die Gehaltsumwandlung von Arbeitslohn führt hier nicht zur Steuerfreiheit des geldwerten Vorteils. Der gesonderte geldwerte Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ist hier nicht anzusetzen.

Ist es sinnvoll, bei dieser Variante die Überlassung eines Dienstfahrrades auch an geringfügig Beschäftigte (Aushilfen, Minijobber) vorzunehmen?

Eine Entgeltumwandlung für Arbeitnehmer die geringfügig beschäftigt sind, ist möglich. Es macht in diesem Fall aber keinen Sinn. Jede geleistete Arbeitsstunde ist in 2020 mit 9,35 € nach Mindestlohngesetz zu vergüten und eine Barlohnumwandlung führt hier nicht zur Steuer- und Beitragsfreiheit. Daraus ergibt sich in der Regel kein Vorteil für den Arbeitgeber, da die Beiträge hier entsprechend gleich bleiben.

Behandlung der Überlassung eines Dienstfahrrades, Elektrofahrrades mit Kfz-Zulassung an Arbeitnehmer ab 01.01.2020

Sind Elektrofahrräder verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug oder Kleinkraftrad einzuordnen, entfällt die Steuerbefreiung. Dies ist der Fall, wenn der Motor eine Geschwindigkeit über 25 km/h unterstützt. Auch hier beträgt der geldwerte Vorteil monatlich 1 % des geviertelten auf volle Hundert Euro abgerundeten Bruttolistenpreises für den Arbeitnehmer für Anschaffungen ab 1.1.2020. Zusätzlich ist die Entfernungspauschale mit 0,03% vom Bruttolistenpreis als weiterer geldwerter Vorteil anzusetzen.

Beispiel der Überlassung eines Elektrofahrrads, das verkehrsrechtlich als Kfz eingeordnet wird

Ein Arbeitgeber überlässt seinem Arbeitnehmer ein Elektrofahrrad, das verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen ist, für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Entfernung zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte beträgt 10 km. Der Bruttolistenpreis des Fahrrads beträgt 8.099,00 €.

Für die Berechnung ist der Bruttolistenpreis zu vierteln (8.099,00 € X 25% = 2.024,75 €) und auf volle hundert Euro abzurunden. Es sind daher 2.000,00 € anzusetzen. Davon werden als monatlicher geldwerter Vorteil für die Privatnutzung 1%, also 20 € (2.000 € x 1% = 20,00 €), angesetzt.

Als geldwerter Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und 1. Tätigkeitsstätte sind 0,03 %, also 6 (€ 0,03 % x 2.000 € = 6,00 €) monatlich zu berücksichtigen.

Der gesamte zu berücksichtigende geldwerte Vorteil monatlich beträgt 26,00 € (20 €+ 6 €= 26 €)

Kann bei dieser Variante die Überlassung eines Dienstfahrrades auch an geringfügig Beschäftigte (Aushilfen, Minijobber) vorgenommen werden?

Auch hier kann der Arbeitgeber einem Minijobber ein Elektrofahrrad überlassen. Wichtig ist dabei das die 450,00 € Grenze im Monat durch die Überlassung eines Elektrofahrrads nicht überschritten wird, damit die geringfügige Beschäftigung nicht wegfällt.

Beispiel der Überlassung an einen Minijobber mit einem Elektrofahrrad, das verkehrsrechtlich als Kfz eingeordnet wird

Wenn der Arbeitnehmer im Monat 450,00 € Arbeitslohn erhält und zusätzlich eine Elektrofahrrad wie im ersten Beispiel vom Arbeitgeber überlassen wird, unterliegen insgesamt 476,00 € der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen. Da jetzt die 450,00 € pro Monat überschritten werden, handelt es sich jetzt nicht mehr um eine geringfügige Beschäftigung mit den entsprechend Folgen für die Lohnsteuer und Sozialversicherung. Bitte achten Sie auf diese Grenze, um Probleme in einer Prüfung zu verhindern.

Gehört das überlassene Fahrrad, E-Bike dann dem Arbeitnehmer?

Es ist zu beachten, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in allen genannten Varianten das Fahrrad zur privaten Nutzung nur überlässt und nicht übereignet. Das Fahrrad gehört dem Arbeitgeber und nicht dem Arbeitnehmer. Die Übereignung des Fahrrads vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer stellt steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn dar. Diese Variante werden wir in einem anderen Beitrag behandeln.

Fassen wir die Vorteile der Überlassung eines Dienstfahrrades zusammen

Die Überlassung eines Dienstfahrrades ohne Kfz-Zulassung an den Arbeitnehmer zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn ist lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber spart die Arbeitgebernebenkosten. Daher wird diese Variante der Überlassung eines Dienstfahrrades am häufigsten verwendet.

Nutzen Sie die Möglichkeit als Arbeitgeber, Ihren Arbeitnehmern mehr Netto zukommen zu lassen und zusätzlich Kosten zu sparen. Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen freuen sich über einen höheren Nettolohn. Gleichzeitig stärken Sie als Arbeitgeber in Zeiten des Fachkräftemangels die Zufriedenheit Ihrer Arbeitnehmer.

Als Arbeitnehmer können Sie mit Ihrem Arbeitgeber vereinbaren, dass Ihnen zusätzlich zum Lohn das Dienstfahrrad überlassen wird und Sie erhalten mehr Netto.

Weitere Hinweis und Links

Ob und wie ich als Unternehmer/Freiberufler eine Fahrrad oder E-Bike steuerlich absetzen kann, um Steuern zu sparen, finden Sie hier.

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Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax

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