Urlaub: Häufige Fragen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern (Dauer, Verfall, gesetzliche Vorgaben, vertragliche Regelungen)

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Bald ist die Haupturlaubszeit im Sommer. Passend dazu besprechen wir mit Herrn Rechtsanwalt Ralph Leibecke (Fachanwalt für Medizinrecht und Fachanwalt für Strafrecht) häufige Fragen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern zum Urlaubsanspruch, zur Dauer des Urlaubs, zu gesetzlichen Vorgaben, vertraglichen Regelungen und zum Verfall von Urlaub.

Wonach richtet sich der gesetzliche Anspruch auf Urlaub (Mindesturlaub) des Arbeitnehmers, wie hoch ist dieser und gilt er für alle Arbeitsverhältnisse?

Der gesetzliche Mindesturlaub gemäß Bundesurlaubsgesetz (BurlG) beträgt bei einer 6-Tagewoche jährlich 24 Werktage und bei einer 5-Tagewoche jährlich 20 Werktage. Er ist zunächst unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter in Vollzeit, Teilzeit oder als Minijobber tätig wird.

Der Urlaubsanspruch ist dann aber umzurechnen auf die jeweilige Beschäftigungszeit pro Woche. Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Urlaubstage aufzurunden.

Umrechnung des Mindesturlaubs anhand von Beispielen nach dem Bundesurlaubsgesetz

Im Unternehmen gibt es eine 5-Tage-Woche, dann beträgt der Mindesturlaub 20 Urlaubstage.

Wer nur 4 Tage pro Woche arbeitet, hat 16 Tage Mindesturlaubsanspruch im Jahr:

Arbeitstage pro Woche:

  • 5 Tage               = 20 Urlaubstage  (5×4),
  • 4 Tage               = 16 Urlaubstage  (4×4),
  • 3 Tage               = 12 Urlaubstage  (3×4),
  • 2 Tage               =  8 Urlaubstage   (2×4),
  • 1 Tag                 =  4 Urlaubstage    (1×4)

Kann der Mindesturlaub durch Tarifvertrag oder vertragliche Regelungen erhöht werden?

In Tarifverträgen oder auch einzelvertraglich ist häufig geregelt, dass sich der Urlaubsanspruch um zusätzliche Urlaubstage erhöht auf z. B. 33 bzw. 34 Tage (Mehrurlaub)  bei einer 6-Tagewoche oder nach z.B. 5 Jahren Betriebszugehörigkeit auf 34 bzw. 35 Werktage Urlaub oder noch weitere Erhöhungen nach wesentlich längerer Betriebszugehörigkeit.

Welchen Arbeitnehmern steht ein Anspruch auf Urlaub zu und gibt es eine Wartezeit?

Der Urlaubsanspruch entsteht, nach einer Wartezeit von 6 Monaten, unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter in Vollzeit, Teilzeit oder als Minijobber tätig wird. Der volle Urlaubsanspruch wird erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben (§ 4 BurlG).

Welche Besonderheit gibt es bei Auszubildenden beim Anspruch auf Urlaub?

Wird ein Auszubildender nach Beendigung des Ausbildungsverhältnisses übergangslos in ein Arbeitsverhältnis übernommen, braucht er die Wartezeit von 6 Monaten nicht erneut zurücklegen, weil beide Arbeitsverhältnisse eine Einheit bilden. Resturlaubsansprüche aus dem Ausbildungsverhältnis können nicht abgegolten werden, sondern gehen auf das Arbeitsverhältnis über. Man sollte also darauf achten, dass die Auszubildenden ihren Urlaub vor Ende der Ausbildung auch genommen haben.

Wann muss der Urlaub zeitlich gewährt werden?

Der gesetzliche Mindesturlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Nach dem Bundesurlaubsgesetz darf er auf das nächste Kalenderjahr nur aus dringenden betrieblichen oder in der Person des Arbeitnehmers liegenden Gründen übertragen werden. Der Urlaub ist dann bis zum 31. März des folgenden Kalenderjahres zu gewähren und zu nehmen (Übertragungszeitraum).

Wer bestimmt den Urlaubszeitpunkt?

Der Arbeitgeber kann den gewünschten Urlaubszeitpunkt nur verweigern, wenn der urlaubsbedingten Abwesenheit des Mitarbeiters dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Urlaubsansprüche anderer Arbeitnehmer entgegenstehen. Er darf seinerseits den Erholungsurlaub nicht beliebig oder nach billigem Ermessen festlegen.

Kann nicht genommener Urlaub des Arbeitnehmers verfallen?

Nach Entscheidungen des EuGH gilt, dass Urlaubsansprüche in der Regel nur verfallen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeiter also klar und rechtzeitig darauf hinweisen, dass der Urlaub andernfalls mit Ablauf des Urlaubsjahres oder des Übertragungszeitraums (31. März) erlischt.

Ist es wichtig im Arbeitsvertrag zu unterscheiden zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem vertraglichen Mehrurlaub?

Nur wenn im Arbeitsertrag ausdrücklich unterschieden wird zwischen dem gesetzlichen Mindesturlaub und dem vertraglichen Mehrurlaub, kann man im Arbeitsvertrag auch Regelungen treffen, die von den gesetzlich vorgesehenen Vorgaben zum Urlaub abweichen. So kann im Arbeitsvertrag geregelt werden, dass der noch nicht genommene vertragliche Mehrurlaub auf jeden Fall am Ende des Jahres verfällt, unabhängig davon ob eine Hinweispflicht erfolgt ist oder nicht.

Auch kann vertraglich geregelt werden, dass der Mehrurlaub nur anteilig für jeden vollen Kalendermonat entsteht. Dadurch kann verhindert werden, dass ein Mitarbeiter, der nach dem 30. Juni kündigt oder dem gekündigt wird, die Abgeltung des kompletten (restlichen) vertraglichen Jahresmehrurlaubs verlangen kann.

Was ist zu beachten, wenn der Arbeitnehmer während des Urlaubs erkrankt?

Wenn der Arbeitnehmer im Urlaub krank wird, werden diese Tage gemäß § 9 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) nicht auf den Jahresurlaub angerechnet – vorausgesetzt, der Arbeitnehmer kann seine Arbeitsunfähigkeit durch ein ärztliches Attest nachweisen. Arbeitsunfähig ist der Arbeitnehmer dabei nicht wegen jeder Krankheit, sondern nur, wenn die Erkrankung ihn theoretisch auch an der Ausübung seiner spezifischen Arbeit hindern würde.

Was gilt bei langanhaltender Krankheit des Mitarbeiters mit dem Anspruch auf Urlaub?

Die Urlaubsansprüche von Langzeiterkrankten erlöschen 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahres, aus dem diese resultieren. Die Hinweispflicht des Arbeitgebers, dass Urlaubsansprüche verfallen können, beginnt erst nach Genesung bezogen auf die konkreten Ansprüche des Erkrankten.

Wenn z. B. ein Mitarbeiter in 2020 durchgängig nicht arbeiten konnte und erkrankt war, erlischt sein Anspruch für das Jahr 2020 frühestens am 31.03.2022. Somit kann dieser Mitarbeiter erst nach seiner Genesung im Jahr 2021 auf den Verfall des Resturlaubs aus dem Jahr 2020 hingewiesen werden.

Entstehen auch Urlaubsansprüche während der Elternzeit und können die Urlaubsansprüche gekürzt werden?

Während der Elternzeit entsteht auch weiterhin der bisher vereinbarte Urlaubsanspruch. Allerdings besteht die Möglichkeit für den Arbeitgeber den Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 zu kürzen. Dies muss dem Mitarbeiter aber schriftlich erklärt werden, wobei soweit diese Kürzungsregelung nicht bereits im Arbeitsvertrag vorgesehen wurde, kann die Kürzungserklärung vor, während und nach dem Ende der Elternzeit abgegeben werden.

Der Urlaubsanspruch kann aber nicht gekürzt werden, bevor der Mitarbeiter verkündet, dass er die Elternzeit in Anspruch nehmen will. Außerdem muss die Erklärung dem Mitarbeiter zugehen, bevor das Arbeitsverhältnis endet. D.h. eine nachträgliche Kürzung des Urlaubs ist nicht möglich.

Ändert sich der Anspruch auf Urlaub bei Kurzarbeit? Kann der Urlaub wegen Kurzarbeit gekürzt werden?

Eine Reduzierung des Jahresurlaubs ist möglich und mit Europarecht vereinbar, wie sich aus mehreren Entscheidungen des europäischen Gerichtshofs ergibt. D.h. man kann Mitarbeitern/Arbeitnehmern für die Zeit einer Kurzarbeit auf Null, wenn also keine Arbeitsleistung wegen Kurzarbeit erbracht wurde, auch die Urlaubsansprüche auf Null reduzieren. Entsprechend kann der Urlaubsanspruch also auch angepasst werden, soweit der Mitarbeiter im Urlaubsjahr zunächst die vereinbarten Beschäftigungszeiten geleistet hat und aufgrund von Kurzarbeit dann z. B. nur noch 2 statt 5 Arbeitstage pro Woche aufgrund von Kurzarbeit arbeiten konnte. Dann kann ebenfalls der Urlaubsanspruch anteilig reduziert werden. Ausnahme: Es sei denn, dass dies durch Tarif – oder Arbeitsvertrag ausgeschlossen ist. Dann muss der volle Urlaubsanspruch gewährt werden.

Bei einem kompletten Monat Kurzarbeit Null kann der Jahresurlaubsanspruch des Arbeitnehmers daher, um 1/12 vom Arbeitgeber gekürzt werden.

Wenn z. B. nur 2 statt 5 Arbeitstage pro Woche aufgrund von Kurzarbeit gearbeitet werden konnte, kann der Urlaubsanspruch anteilig für die Zeit der Kurzarbeit reduziert werden.

Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht, er ist nicht verpflichtet den Urlaub zu kürzen. Er kann den Urlaub ungekürzt trotz Kurzarbeit gewähren.

Der Urlaubsanspruch bleibt ungekürzt erhalten, soweit aufgrund von Kurzarbeit nur die Arbeitsstunden reduziert werden und nicht die Arbeitstage.

weitere Hinweise und Links

In der Praxis gibt es vielen Fragen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern rund um den Anspruch auf Urlaub. Wir hoffen, wir konnten einige für Sie relevante und interessante Fragen zum Anspruch auf Urlaub klären und beantworten.

Benötigen Sie eine Beratung, dann sprechen Sie Herrn Rechtsanwalt, Fachanwalt für Medizinrecht Ralph Leibecke an.

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Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax

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