Weihnachtsfeier – Lohnsteuer, Sozialversicherung, Frist: Was ist steuerpflichtig, steuerfrei, sozialversicherungsfrei und sozialversicherungspflichtig?

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Die Weihnachtszeit rückt näher und die Planung und Organisation für die Weihnachtsfeier steht bei vielen Firmen und Praxen an. In dieser Folge besprechen wir Wissenswertes zur Weihnachtsfeier aus dem Bereich Lohnsteuer und Sozialversicherung. Wie ist die steuerliche Behandlung, gibt es einen Steuerfreibetrag, was ist steuerpflichtig, steuerfrei, sozialversicherungsfrei und sozialversicherungspflichtig?

Wie wird die Weihnachtsfeier bei der Lohnsteuer und Sozialversicherung behandelt?

Der Arbeitgeber gewährt den Arbeitnehmern eine Zuwendung, wenn er die Weihnachtsfeier bezahlt und die Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt daran teilnehmen können.

Die Weihnachtsfeier ist eine Betriebsveranstaltung. Für Betriebsveranstaltungen gibt es eine spezielle Regelung zur steuerlichen Behandlung im Einkommensteuergesetz, damit die Zuwendungen und geldwerten Vorteile unbürokratischer bei der Lohnsteuer behandelt werden können.

Dafür muss die Teilnahme an der Weihnachtsfeier allen Arbeitnehmern oder der Organisationseinheit des Betriebes (z. B. Abteilung) offen stehen.

Was ist bei der Weihnachtsfeier lohnsteuerfrei und gibt es einen Steuerfreibetrag?

Es gibt einen Steuerfreibetrag von 110 € brutto pro Betriebsveranstaltung (z.B. Weihnachtsfeier, Betriebsausflug) und Arbeitnehmer. Auch bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen, die Vorsteuer ziehen können, wird auf den Brutto-Wert, also inklusive Umsatzsteuer für den Steuerfreibetrag abgestellt.

Es sind allerdings nur 2 Betriebsveranstaltungen im Jahr mit dem jeweiligen Steuerfreibetrag von 110 € begünstigt.

Wie werden Begleitpersonen der Arbeitnehmer behandelt?

Kosten der Begleitpersonen des Arbeitnehmers (z. B. Ehegatte, Frauen, Kinder, Freundin) werden beim jeweiligen Arbeitnehmer auf den Steuerfreibetrag von 110 € mit angerechnet. Die Begleitpersonen haben keinen eigenen Freibetrag bei der Weihnachtsfeier.

Welche Kosten werden bei der Weihnachtsfeier berücksichtigt und wie erfolgt die Berechnung pro Arbeitnehmer?

Übliche Kosten sind z.B.

  • Speisen & Getränke
  • Übernachtungskosten, Fahrtkosten
  • Raummiete
  • Tabakwaren
  • Süßigkeiten
  • Eintrittskarten, Künstler, Musik, Rahmenprogramm
  • Geschenke im Rahmen der Betriebsveranstaltung

Alle Bruttokosten der Weihnachtsfeier werden aufsummiert und durch die Anzahl der Teilnehmer gerechnet.

Was ist lohnsteuerpflichtig bei der Weihnachtsfeier und was ist bei mehr als 2 Betriebsveranstaltungen pro Jahr?

Wird der Steuerfreibetrag von 110 € pro Veranstaltung und Arbeitnehmer überschritten, liegt ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor. Von dem errechneten Betrag pro Arbeitnehmer bleiben 110 € steuerfrei, der Betrag darüber ist steuerpflichtig.

Bei mehr als 2 begünstigten Betriebsveranstaltungen im Jahr, bleiben 2 steuerfrei, ab der 3. ff Veranstaltung werden die Betriebsveranstaltungen steuerpflichtig behandelt.

Was fällt an Steuer an (Lohnsteuer, Einkommensteuer)?

Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht. Er kann eine pauschale Versteuerung der Weihnachtsfeier mit 25 % Lohnsteuer auf den steuerpflichtigen Teil zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer vornehmen oder es erfolgt eine individuelle Versteuerung beim Arbeitnehmer beim Lohn.

Meistens wählen die Arbeitgeber die pauschale Versteuerung.

Was ist mit der Sozialversicherung, was ist sozialversicherungspflichtig, sozialversicherungsfrei und sind Fristen bei der Sozialversicherung zu beachten?

Die steuerfreien Beträge  der Weihnachtsfeier (maximal 110 € Zuwendung pro Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung) sind sozialversicherungsfrei.

Der steuerpflichtige Teil der Weihnachtsfeier (geldwerter Vorteil über 110 € pro Arbeitnehmer), ist sozialversicherungsfrei soweit die Lohnsteuerpauschalierung bis zum 28.02. des Folgejahres erfolgt ist. Die einzuhaltende Frist für 2021 ist der 28.2.2022, damit der geldwerte Vorteil sozialversicherungsfrei ist und für das Jahr 2020 war es der 28.02.2021.

Sozialversicherungspflicht besteht für den steuerpflichtigen Teil über 110 € pro Arbeitnehmer, soweit die Lohnsteuerpauschalierung nach dem 28.02. des Folgejahres (Frist) erfolgt oder gar nicht erfolgt.

Reichen Sie die Belege zur Weihnachtsfeier daher rechtzeitig und frühzeitig dem Steuerberater für die Pauschal-Versteuerung ein, damit die Frist 28.02. des Folgejahres für die Sozialversicherungsfreiheit eingehalten werden kann.

Sind Nachweise für die Steuerfreiheit der Weihnachtsfeier erforderlich?

Die Namen und die Anzahl der Teilnehmer sind für die Steuerfreiheit aufzuzeichnen und die Belege der angefallenen Kosten aufzubewahren.

Was gilt für die Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter bis brutto 60 € bei Ausgabe der Geschenke auf der Weihnachtsfeier?

Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer/Mitarbeiter, die auf der Weihnachtsfeier ausgegeben werden, zählen zu dem € 110-Freibetrag bei der Weihnachtsfeier. Als übliche Zuwendungen bzw. Geschenke dabei werden laut Finanzverwaltung nur Geschenke angesehen, die in der Summe maximal brutto 60 € pro Arbeitnehmer anlässlich der Weihnachtsfeier verschenkt werden (R 19.5. (4)(6) LStR). Sofern die Kosten für die Weihnachtsfeier plus verschenktes Weihnachtsgeschenk auf der Weihnachtsfeier unter € 110 pro Arbeitnehmer liegen, ist sowohl das Geschenk, als auch die Weihnachtsfeier steuer- und sozialversicherungsfrei. Diese Möglichkeit wird gern genutzt, wenn der monatliche Sachbezug beim Arbeitnehmer bereits oder fast ausgeschöpft ist oder nicht reicht, um steuerfrei und sozialversicherungsfrei dem Arbeitnehmer ein Weihnachtsgeschenk noch vom Arbeitgeber zu schenken.

Zusammenfassung – steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Weihnachtsfeier

Beachten Sie, das 110 € pro Arbeitnehmer als Zuwendung steuerfrei und sozialversicherungsfrei sind. Beträge und Zuwendungen darüber hinaus sind ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Wenn die Frist 28.2. des Folgejahres zur Pauschalversteuerung eingehalten wird, bleibt der Gesamtbetrag des geldwerten Vorteils sozialversicherungsfrei. Wird die Frist nicht eingehalten, ist der steuerpflichtige geldwerte Vorteil auch sozialversicherungspflichtig.

Nutzen Sie die Möglichkeit als Arbeitgeber, eine schöne Weihnachtsfeier online oder offline für die Arbeitnehmer zu veranstalten, das Jahr Revue passieren zu lassen, sich beim Team zu bedanken, die geleistete Arbeit Wert zu schätzen und eine gute Basis der Zusammenarbeit für das nächste Jahr zu schaffen. Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen freuen sich, das stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl, die Motivation, den Teamgeist der Arbeitnehmer, fördert das Betriebsklima und die Kommunikation. Gleichzeitig stärken Sie als Arbeitgeber in Zeiten des Fachkräftemangels die Zufriedenheit Ihrer Arbeitnehmer.

Welche Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer sind steuerpflichtig, steuerfrei, welche Nebenkosten fallen beim Arbeitgeber an?

Die steuerliche Behandlung der Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer können Sie hier nachlesen. Wir haben ein Merkblatt für die Geschenke an Arbeitnehmer beigefügt.

Weihnachtsgeschenke an Geschäftsfreunde und Kunden, vertiefende Informationen zu Geschenken, zum Vorsteuerabzug und zur Behandlung beim Empfänger

Weitere Informationen zu Geschenken an Geschäftsfreunde und Kunden, zum Vorsteuerabzug, zur Behandlung beim Empfänger finden Sie hier.

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Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax aus Göttingen

Vesting & Partner – Steuerberater für Ärzte und Apotheker in Göttingen

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