Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer: Was ist steuerpflichtig, steuerfrei, welche Nebenkosten fallen beim Arbeitgeber an?

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In der Weihnachtszeit werden wir als Steuerberater häufig gefragt, wie viel und ob ich überhaupt dem Arbeitnehmer zu Weihnachten etwas schenken kann. In dieser Folge besprechen wir, wie die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer ist, was ist mit der Pauschalsteuer, welche Ausgaben kann der Arbeitgeber absetzen und welche Nebenkosten entstehen beim Arbeitgeber.

Zunächst klären wir ein paar Grundlagen und später machen wir dann auch ein paar Beispiele.

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Inhalt

Was kann der Arbeitgeber als Betriebsausgaben für die Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer absetzen?

Oft müssen Arbeitgeber noch Nebenkosten auf die Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer zahlen. Nebenkosten können die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und die Pauschalsteuer nach § 37b EStG sein.

Die Kosten der Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer, übernommene Sozialversicherungsbeiträge, übernommene Steuer des Arbeitnehmers und anfallende Arbeitgebernebenkosten sind als Betriebsausgaben beim Arbeitgeber bei der Steuer abzugsfähig.

Was ist mit der Pauschalsteuer nach § 37b EStG auf die Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer?

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit Sachgeschenke bis 10.000 € pro Jahr und Arbeitnehmer mit 30 % Steuer pauschal zzgl. Solidaritätszuschlag und ggfs. Kirchensteuer zu versteuern, damit der Arbeitnehmer das Geschenk nicht als Arbeitslohn versteuern muss. Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht. Versteuert dieser die steuerpflichtigen Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer nicht pauschal, muss der Arbeitnehmer ein steuerpflichtiges Weihnachtsgeschenk mit seinem individuellen Steuersatz versteuern.

Meistens übernehmen die Arbeitgeber die Pauschalsteuer.

Was ist mit der Sozialversicherung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wenn die Pauschalsteuer anfällt bzw. das Geschenk individuell versteuert wird?

Wenn die Pauschalsteuer für das Weihnachtsgeschenk anfällt oder das Geschenk individuell zu versteuern ist, ist das Geschenk auch sozialversicherungspflichtig. Es fällt also der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung an.

Der Arbeitgeber kann den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherung übernehmen, damit der Arbeitnehmer wegen dem Geschenk nicht Netto weniger beim Lohn aufgrund des Abzugs des Arbeitnehmeranteils zur Sozialversicherung erhält. Auch hier hat der Arbeitgeber ein Wahlrecht. Bei Übernahme des Arbeitnehmeranteils zur Sozialversicherung ist dieser Vorteil zusätzlich steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig. Die Auswirkungen und wie es mit den Kosten beim Arbeitgeber aussieht, stellen wir später in einem Beispiel dar.

Wie sieht die steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung der Weihnachtsgeschenke beim Arbeitnehmer und Arbeitgeber genau aus?

Schenkt der Arbeitgeber Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer, hängt die steuerliche Behandlung beim Arbeitnehmer davon ab, ob die Sachbezug-Freigrenze von 44 € brutto im Jahr 2021 (50 € ab 2022) im Monat der Schenkung schon beim Arbeitnehmer ausgeschöpft ist oder nicht. Ein häufiger Anwendungsfall der Sachbezug-Freigrenze in der Praxis ist der Tankgutschein, Benzingutschein, der Warengutschein oder die Tankkarte von 44 € im Monat für den Arbeitnehmer. Die 44 € sind ein Bruttobetrag, also inklusive Umsatzsteuer, auch wenn der Arbeitgeber vorsteuerabzugsberechtigt sein sollte.

Es werden 3 Fälle unterschieden:

Geschenke bis 44 € brutto (bis 31.12.2021, ab 1.1.22 50 €) pro Arbeitnehmer im Monat und die Anwendung der 44 €/50 € Freigrenze ist inklusive des Geschenkes noch nicht beim Arbeitnehmer in dem Monat ausgeschöpft

Das Geschenk ist beim Arbeitnehmer steuerfrei und sozialversicherungsfrei. Dieser erhält das Weihnachtsgeschenk Netto wie Brutto und hat keine Abzüge. Für den Arbeitnehmer und den Arbeitgeber entfällt die Sozialversicherung. Es fällt keine Pauschalsteuer beim Arbeitgeber an. Der Arbeitgeber hat keine Nebenkosten.

Beispiel:  Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer in Höhe von 35 €, kein monatlicher Sachbezug

Der Arbeitgeber schenkt seinem Arbeitnehmer ein Weihnachtsgeschenk in Höhe von 35 €. Er erhält keinen monatlichen Sachbezug (z.B. Tankgutschein). Daher ist das Weihnachtsgeschenk ein Sachbezug, fällt unter die 44 € Freigrenze (50 € ab 2022) und muss nicht versteuert werden. Die Sozialversicherung entfällt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es fallen keine Arbeitgebernebenkosten an.

Arbeitnehmer hat die 44 € Freigrenze (50 € ab 2022) in dem Monat schon ausgeschöpft oder das Geschenk überschreitet 44 € brutto (50 € ab 2022)

In diesem Fall fällt die pauschale Steuer nach § 37b EStG an, soweit der Arbeitgeber das Wahlrecht dafür in Anspruch nimmt und die Pauschalsteuer trägt. Wählt der Arbeitgeber die Pauschalsteuer nicht, hat der Arbeitnehmer das Geschenk mit seinem individuellen Steuersatz zu versteuern. Sowohl im Falle der Pauschalsteuer als auch bei der individuellen Versteuerung durch den Arbeitnehmer fällt Sozialversicherung an, d.h. Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung. Bei zusätzlicher Übernahme des Arbeitnehmeranteils zur Sozialversicherung durch den Arbeitgeber ist dieser Vorteil zusätzlich steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig. Die Auswirkungen und wie es mit den Kosten beim Arbeitgeber aussieht, stellen wir im nachfolgenden Beispiel dar.

Beispiel Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer: 52 €, Übernahme der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung auf das Geschenk

Der Arbeitgeber schenkt einer Arbeitnehmerin ein Weihnachtsgeschenk in Höhe von 52 €. Sie hat keinen monatlichen Sachbezug (z.B. Benzingutschein). Da das Geschenk über 44 €  (bzw. ab 2022 über 50 €) ist, wird das Weihnachtsgeschenk nicht als monatlicher Sachbezug behandelt. Es muss versteuert werden, entweder pauschal versteuert mit 30 % zzgl. Solidaritätszuschlag und ggfs. Kirchensteuer (1. Alternative) oder individuell beim Arbeitnehmer (2. Alternative). Es fällt der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung an. Der Arbeitgeber kann den anfallenden Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung zusätzlich übernehmen, damit dem Arbeitnehmer wegen dem Geschenk nicht weniger Netto ausgezahlt wird. Diese Übernahme unterliegt ebenfalls der Steuer und der Sozialversicherung, die der Arbeitgeber tragen kann (Wahlrecht). Dem Arbeitgeber entstehen auf das Geschenk von 52 € bei Pauschalversteuerung nach § 37b EStG, inklusive Arbeitgeberanteile und Übernahme des Arbeitnehmeranteils der Sozialversicherung bei Steuerklasse 1 Kosten von ca. € 100,34. Die Kosten variieren, je nach Steuerklasse des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber kann die 100,34 € steuerlich absetzen.

Arbeitnehmer hat einen monatlichen Sachbezug und mit dem Weihnachtsgeschenk zusammen wird die 44 € Grenze (50 € ab 2022) überschritten

Wenn der Arbeitnehmer einen monatlichen Sachbezug hat und dieser überschreitet in der Summe brutto zusammen mit dem Weihnachtsgeschenk in dem Monat die 44 € Grenze  in 2021 (ab 2022 50 €), dann ist der Betrag, der zur Überschreitung führt, pauschal nach § 37b EStG oder individuell zu versteuern sowie sozialversicherungspflichtig.

Beispiel: Sachbezug und Weihnachtsgeschenk an den Mitarbeiter überschreiten in der Summe 44 € im Monat (ab 2022 50 €)

Der Arbeitgeber schenkt zusätzlich ein Weihnachtsgeschenk in Höhe von 22 € an den Arbeitnehmer. Dieser hat schon einen monatlichen Tankgutschein von 40 €. In der Summe erhält der Arbeitnehmer in dem Monat also 62 € (40 € Tankgutschein, 22 € Geschenk). Damit ist die 44 € Freigrenze in 2021, bzw. 50 € Freigrenze in 2022 in dem Monat überschritten. Dadurch tritt Steuerpflicht und Sozialversicherungspflicht ein. Es besteht die Möglichkeit das Geschenk von 22 € nach § 37b EStG pauschal oder individuell zu versteuern. Es fällt der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung an. Der 40 € Tankgutschein wird in dem Monat weiterhin als steuerfreier und sozialversicherungsfreier Sachbezug angesehen und nicht versteuert.

Wird erst im Rahmen einer Prüfung dieser Vorgang festgestellt und erfolgt keine Pauschalierung nach § 37b EStG, dann wird bei einer Prüfung der Gesamtbetrag in Höhe von 62 € der Steuer- und Sozialversicherungspflicht unterworfen.

Besonderheit: Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter bis brutto 60 € bei Ausgabe der Geschenke auf der Weihnachtsfeier

Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer/Mitarbeiter, die auf der Weihnachtsfeier ausgegeben werden, zählen zu dem € 110-Freibetrag bei der Weihnachtsfeier. Als übliche Zuwendungen bzw. Geschenke dabei werden laut Finanzverwaltung nur Geschenke angesehen, die in der Summe maximal brutto 60 € pro Arbeitnehmer anlässlich der Weihnachtsfeier verschenkt werden (R 19.5. (4)(6) LStR). Sofern die Kosten für die Weihnachtsfeier plus verschenktes Weihnachtsgeschenk auf der Weihnachtsfeier unter € 110 pro Arbeitnehmer liegen, ist sowohl das Geschenk, als auch die Weihnachtsfeier steuer- und sozialversicherungsfrei. Diese Möglichkeit wird gern genutzt, wenn der monatliche Sachbezug beim Arbeitnehmer bereits oder fast ausgeschöpft ist, um steuerfrei und sozialversicherungsfrei dem Arbeitnehmer ein Weihnachtsgeschenk noch vom Arbeitgeber zu schenken.

Zusammenfassung zur Lohnsteuer und Sozialversicherung bei Geschenken an Arbeitnehmer

Weihnachtsgeschenke an Arbeitnehmer bis 44 € (ab 2022 50 €) sind steuerfrei und sozialversicherungsfrei, soweit die Sachbezugs-Freigrenze von 44 € bis 31.12.2021 bzw. 50 € ab 01.01.2022 noch nicht in dem Monat dafür ausgeschöpft ist. Geschenke, die zur Überschreitung der Sachbezugsgrenze führen, lösen Steuer und Sozialversicherung aus. Der Arbeitgeber kann die 30 % Pauschalsteuer nach § 37b EStG, den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung sowie die Steuer und Sozialversicherung auf den Arbeitnehmeranteil der Sozialversicherung übernehmen, damit der Arbeitnehmer keine Abzüge wegen dem Geschenk hat.

Welche Weihnachtsgeschenke an Kunden und Geschäftsfreunde sind absetzbar?

Geschenke sind nicht immer von der Steuer absetzbar und oft muss der Schenker auch noch Steuern darauf zahlen.

Zugaben

Zugaben werden in einem zeitlichen und wirtschaftlichen Zusammenhang zu einer gekauften Ware oder Dienstleistung mit dazu gegeben. Sie sind keine Geschenke im steuerlichen Sinne und sind voll absetzbar.

Möglichkeit der Pauschalsteuer für betriebliche Geschenke an Geschäftsfreunde und Kunden

Geschenke bis zu einem Wert von insgesamt brutto 10.000 € kann der Schenker jährlich mit 30 % Steuer pauschal zzgl. Solidaritätszuschlag und ggfs. Kirchensteuer versteuern, damit der Beschenkte diese nicht als Einnahme versteuern muss.

Wann kann ich Geschenke an Geschäftsfreunde und Kunden von der Steuer absetzen?

  • Streuwerbeartikel bis 10 € sind als Betriebsausgaben voll abzugsfähig. Es fällt keine pauschale Steuer an.
  • Geschenke bis 35 € pro Person und Jahr sind steuerlich abzugsfähig. Es fällt die pauschale Steuer an.
  • Geschenke über 35 € bis 10.000 € pro Person und Jahr sind nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig. Es fällt die pauschale Steuer an.
  • Geschenke über 10.000 € pro Person und Jahr sind nicht abzugsfähig. Der Beschenkte hat das Geschenk individuell zu versteuern.
  • Für die 35 € Grenze werden alle Geschenke pro Person und Jahr zusammengerechnet, ohne die Aufmerksamkeiten. Besteht die Berechtigung zum Vorsteuerabzug ist auf den Nettowert ohne Umsatzsteuer bei der 35 €-Grenze abzustellen, ansonsten auf den Bruttowert (also einschließlich Umsatzsteuer).

Privat veranlasste Geschenke kann der Unternehmer steuerlich nicht als Betriebsausgabe abziehen. Dann gibt es auch keine einkommensteuerliche Auswirkung beim Empfänger.

Vertiefende Informationen wann können Weihnachtsgeschenke für Geschäftsfreunde und Kunden von der Steuer abgesetzt werden, in welcher Höhe und was ist mit der Pauschalsteuer, das können Sie hier nachlesen.

Was ist steuerlich und sozialversicherungsrechtlich Wissenswert zur Weihnachtsfeier?

Was ist bei der Weihnachtsfeier mit der Lohnsteuer, der Sozialversicherung, welche Frist ist dafür zu beachten, was ist steuerpflichtig, steuerfrei, sozialversicherungsfrei und sozialversicherungspflichtig? Das erfahren Sie hier im Blogartikel.

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Ihre Sabine Banse-Funke
Diplom-Finanzwirtin (FH) Steuerberaterin
Fachberaterin im Gesundheitswesen H:G/metax aus Göttingen

Vesting & Partner – Steuerberater für Ärzte und Apotheker in Göttingen

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